Die Papierdokumentation ist seit vielen Jahrzehnten die allgemein anerkannte Form der Darstellung der Ergebnisse geistiger Tätigkeit und ein Instrument der Informationsinteraktion. Millionen von Ingenieuren, Technikern, Mitarbeitern in Industrieunternehmen, in Regierungsinstitutionen, kommerzielle Strukturen. Mit dem Aufkommen von Computern wurden verschiedene Tools und Systeme zur Automatisierung der Papierdokumentation weit verbreitet eingeführt.
Unter elektronischem Dokumentenmanagement versteht man eine Methode zur Organisation der Arbeit mit Dokumenten, bei der der Großteil der Dokumente eines Unternehmens in elektronischer Form genutzt und zentral in sogenannten elektronischen Archiven, Unique Information Warehouses oder Data Warehouses gespeichert wird.
Die Hauptziele der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS) in einem Unternehmen sind:
ь effektives Management der Dokumentenflüsse im Unternehmen;
ь zentrale Speicherung von Dokumenten;
b Erhöhung der Kontrolle über die Ausführung der Arbeiten gemäß den Dokumenten;
b Steigerung der Mitarbeiterproduktivität;
b Erleichterung des Zugangs zu Informationen für Managemententscheidungen.
Die Implementierung von Corporate EDMS bietet einem Unternehmen zwei Arten von Vorteilen: taktische und strategische.
Die taktischen Vorteile der Implementierung von EDS hängen hauptsächlich mit der Kostenreduzierung zusammen. Die Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements verschafft einem Unternehmen folgende taktische Vorteile:
b physische Raumfreigabe;
ь Reduzierung der Kopierkosten;
ь Reduzierung der Kosten für die Bereitstellung von Informationen in Papierform;
b Reduzierung der Ressourcenkosten: Personal und Ausrüstung;
ь Reduzierung der Papierkosten;
b Erhöhte Arbeitsproduktivität: schnellere Erledigung der Arbeiten, Erhöhung der Gesamtzahl der ausgeführten Arbeiten, verbesserte Arbeit mit Daten/Aufzeichnungen (Dokumente, die gesetzliche Verpflichtungen haben), die Fähigkeit, neue Arten von Arbeiten auszuführen.
Zu den strategischen Vorteilen der Implementierung eines EDMS gehören Vorteile, die mit Verbesserungen wichtiger Geschäftsprozesse verbunden sind, die wiederum mit einer Umsatz- oder Gewinnsteigerung verbunden sind. Die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements bietet folgende strategische Vorteile:
b die Entstehung der Möglichkeit der kollektiven Bearbeitung von Dokumenten (was mit der papierbasierten Aktenverwaltung unmöglich ist);
b erhebliche Beschleunigung des Suchens und Abrufens von Dokumenten (nach verschiedenen Attributen);
b Erhöhung der Informationssicherheit aufgrund der Tatsache, dass im EDMS mit nicht registrierten Personen gearbeitet wird Arbeitsplatz ist unmöglich, und jedem EDMS-Benutzer werden eigene Rechte zum Zugriff auf Informationen zugewiesen;
b Erhöhung der Sicherheit von Dokumenten und der Bequemlichkeit ihrer Speicherung, da sie elektronisch auf dem Server gespeichert werden;
b Verbesserung der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten.
Das Hauptergebnis der Automatisierung des Dokumentenflusses besteht darin, Ordnung bei der Arbeit mit Dokumenten zu schaffen, Geschäftsprozesse erheblich zu optimieren, den Zeitaufwand für Managemententscheidungen zu reduzieren und die Effizienz der gesamten Organisation zu steigern. Nach der Implementierung des EDMS erhält die Unternehmensleitung ein wirksames Managementinstrument, das für die Geschäftsentwicklung unter modernen Bedingungen erforderlich ist.
Der Implementierungsprozess besteht aus mehreren Phasen. Die Hauptphasen sind:
1) Überblick über die Organisationsstruktur des Unternehmens, Identifizierung der wichtigsten Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und formale Beschreibung des Dokumentenflusses;
2) Erstellung einer Dokumentennomenklatur, Erstellung von Nachschlagewerken und Klassifikatoren, Erstellung von Anweisungen;
3) Anpassung des Systems basierend auf den während der Erhebungsphase gewonnenen Informationen;
4) Installation und Konfiguration der Software und Testbetrieb;
5) endgültige Einrichtung des Systems unter Berücksichtigung der im Probebetrieb festgestellten Mängel;
6) Schulung des Unternehmenspersonals.
Für einen effizienteren Betrieb des nach ihm benannten JSC Metallurgical Plant. A.K. Serov“ wird vorgeschlagen, eine Innovation wie das „Chancellor“-System in das Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Das Kanzler-Anwendungspaket ist ein auf der Lotus Domino/Notes-Plattform erstelltes Softwareprodukt, das für die Erstellung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme in Behörden vorgesehen ist öffentliche Verwaltung, große geografisch verteilte Organisationen, produzierende Unternehmen und Banken.
Das Chancellor-System ist in der Lage, Probleme der Büroautomatisierung sowie der Erstellung, Bewegung, Weiterleitung von Dokumenten in Echtzeit, deren zentraler Speicherung und Archivierung umfassend zu lösen. Das System ist konzipiert für:
l Organisation des elektronischen Dokumentenmanagements: Speicherung, Weiterleitung und Bewegung von Dokumenten in Echtzeit, kollektive und Gruppenarbeit der Mitarbeiter.
b Büroautomatisierung: Arbeiten mit Dokumenten vom Moment des Eingangs oder der Erstellung bis zur Fertigstellung und Übermittlung an eine Datei oder ein Archiv.
b Speicherung und Archivierung von Dokumenten: zentrale Speicherung einer Datenbank aller Dokumente, Suche nach Dateien und Dokumenten, Export aus Büroautomatisierungssystemen.
„Chancellor“ ist modular aufgebaut und umfasst 12 Anwendungsmodule. Auf Wunsch des Kunden kann das EDMS je nach den Besonderheiten der Unternehmensaktivitäten eine beliebige Anzahl der oben genannten Module umfassen. Implementierung des EDMS im gleichnamigen JSC Metallurgical Plant. A.K. Serov“ empfiehlt es sich, folgende Module zu wählen:
1) „Basissystem“: der „Kern“ des Produkts, die Grundlage für die Erstellung und Verwaltung des EDMS, an den je nach Kundenbedarf eine beliebige Anzahl von Modulen angeschlossen werden kann. Werkzeuge des „Basissystems“: Grafikrouter, Konfigurator, Organisationsstruktur, Arbeitsplatz, Protokolle, Installer – sorgen für eine zentrale Verwaltung aller EDMS-Komponenten.
2) „Büroarbeit“: Das Modul dient der Automatisierung der Büroarbeit und der Bewegung organisatorischer und administrativer Dokumentation. Es gewährleistet die Arbeit mit Dokumenten vom Moment des Eingangs oder der Erstellung bis zum Abschluss der Ausführung und dem Senden an eine Datei oder ein Archiv.
3) „Human Resources Management“: Das Modul soll die Geschäftsprozesse der Personalaktenverwaltung automatisieren – Besetzungstabelle führen, Mitarbeiterregistrierungskarten speichern, Ernennungen und Entlassungen von Mitarbeitern bearbeiten, Arbeitszeiten erfassen, Arbeits- und Sozialurlaub gewähren, durchführen Zertifizierungsaktivitäten, Erstellung statistischer Berichte, Pflege personalisierter Aufzeichnungen usw.
4) „Verträge“: Das Modul ist für die Verwaltung der vorvertraglichen, vertraglichen und nachvertraglichen Aktivitäten des Unternehmens konzipiert – es verwaltet ein elektronisches Dokumentenmanagement, das die Erstellung, Genehmigung, Unterzeichnung und Ausführung von Verträgen gewährleistet; Aufrechterhaltung von Ansprüchen und Prozessaktivitäten; Übertragung ausgeführter Verträge in ein elektronisches Archiv.
5) „Archivgeschäft“: Das Modul ist für die Verwaltung von Archivunterlagen in einem Unternehmen konzipiert – Übertragung ausgeführter Dokumente vom EDMS an das Archiv, Zusammenstellung und Pflege einer Dateiliste, Erstellung und Verarbeitung von Dateien für die Übertragung an das Archiv, Pflege und Aufzeichnung Dateien im Archiv.
6) „Gestempelte Formulare“: Das Modul dient dazu, den Erhalt und die Verwendung strenger Meldeformulare und Firmenformulare zu erfassen.
7) „Elektronische digitale Signatur“ (EDS): Das Modul ist für den Einsatz externer kryptografischer Sicherheitstools konzipiert, die nationale Standards im Lotus Notes-Umfeld unterstützen.
8) „Qualitätsmanagementsystem“ (QMS): Das Modul dient der Automatisierung der Pflege und Abrechnung von QMS-Dokumenten im Unternehmen und umfasst zwei Komponenten:
ь „QMS-Dokumente“ bietet eine Software-Implementierung des QMS-Dokumentenmanagements und die Möglichkeit, sich schnell damit vertraut zu machen neueste Versionen Dokumente im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagementsystem, alle Benutzer des Systems.
ü „QMS Audit“ ermöglicht die automatisierte Verwaltung von Dokumentationen und Daten zu internen und externen Qualitätskontrollen im Unternehmen und deren Ergebnissen.
Mit der Formel lassen sich die Gesamtkosten des Umsetzungsvorhabens berechnen
K o = K pr + K os + K r + K per, (14)
wobei Kpr die Kosten der Softwareplattform sind;
K os - Kosten für EDMS-Lizenzen;
K r - Kosten für zusätzliche Ausrüstung;
K pro - Kosten für die Personalschulung.
K os = 18239+10465+4485+20930+8372+33009,6+13156+19136=127792,6 Rubel.
K o =38571+127792,6 +184·179,4=199373,2 Rubel.
Ein weiterer Kostenfaktor, der berücksichtigt werden sollte, sind die Kosten für die Verwaltung und Wartung des Systems. Die Supportkosten betragen 20 % der Kosten der erworbenen Lizenzen.
C=Kos * 20 %, (15)
wobei C die Kosten für die Wartung des EDMS sind;
C = 127792,6 * 20 % = 25558,52 Rubel.
Gesamtkosten der Implementierung
Z=S+ K o, (16)
wobei Z die Kosten für die Implementierung eines EDMS sind;
C – Kosten für die Unterstützung des EDMS;
K os – die Kosten für den Kauf einer Lizenz.
Z = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 Rubel.
Es ist notwendig, die Kosteneinsparungen bei der Implementierung eines EDMS zu berechnen. Lassen Sie die Schätzung der direkten Kosteneinsparungen nur die durch die Implementierung eines solchen Systems eingesparten Papierkosten und die Kosten für die eingesparte Mitarbeiterzeit umfassen.
Der maximale Papierverbrauch pro Monat lässt sich anhand der Fähigkeit eines Mitarbeiters berechnen, eine bestimmte Anzahl Seiten an Dokumenten pro Monat zu lesen und zu verstehen. Anhand eines einfachen Experiments können Sie herausfinden, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter während des Arbeitstages nicht mehr als 100 maschinengeschriebene Dokumente lesen kann. Andererseits darf der Mindestumfang an Seiten, die ein Mitarbeiter im Laufe des Arbeitstages liest, nicht weniger als ein vollständiges Dokument, also vier bis fünf Seiten, betragen, da dieser Mitarbeiter sonst nicht mit Dokumenten arbeitet und daher für ihn nicht von Interesse ist der Gesichtspunkt der Umsetzung SED. Nehmen wir an, dass es in einer Organisation 15 Seiten pro Tag und Mitarbeiter gibt.
Die monatlichen Papierkosten betragen:
M=G * B * N * T, (17)
wobei Г die Anzahl der Arbeitstage in einem Monat ist;
B – Anzahl der Blätter pro Mitarbeiter und Tag;
H – die Kosten für ein Blatt Papier mit gedruckten Informationen (Kopierer, Drucken);
T – die Anzahl der Mitarbeiter, die sich mit der Dokumentation befassen.
M=21*15*150*184=8694 Rubel.
Noch schwieriger lässt sich der Wert der eingesparten Arbeitszeit abschätzen. Es besteht zunächst aus folgenden Faktoren:
1) Aufwandsersparnis durch Wiederverwendung vorhandener Dokumente;
2) Zeitersparnis bei der Suche nach erforderlichen Dokumenten durch Systematisierung der Dokumentenspeicherung und effektive Mittel zur Informationssuche;
3) Beschleunigung aller Geschäftsprozesse aufgrund ihrer Automatisierung, Formalisierung und Kontrolle der Leistungsdisziplin.
Da jede Organisation ständig damit beschäftigt ist, einander recht ähnliche Probleme zu lösen, ist es offensichtlich, dass die Möglichkeit der Wiederverwendung vorhandener Dokumente sehr real ist. Wenn für einige Arten von Dokumenten (Verträge, Briefe, Einladungen) eine solche Wiederverwendung an den meisten Orten gängige Praxis ist, dann gilt dies für Dokumente wie kommerzielle Angebote, analytische Überprüfungen, Vorentwürfe oder auch nur Korrespondenz, leider liegt der Prozentsatz der Wiederverwendung in den meisten Fällen bei Null. Es ist zu berücksichtigen, dass es für fast jedes Dokument einen Prototyp (Vorlage) gibt. Meistens wird es möglich sein, 20 bis 30 % des Prototyps zu „übernehmen“ (nicht vom Umfang des Textes, sondern von den Arbeitskosten für die Erstellung), der Rest sind die Besonderheiten des Einzelfalls. Daher gehen wir von einer Wiederverwendungsrate von 25 % aus. Geht man davon aus, dass jeder Mitarbeiter etwa 20 % seiner Arbeitszeit für die Erstellung neuer Dokumente aufwendet (dieser Parameter wurde nirgendwo gemessen), dann beträgt die gesamte Zeitersparnis der Mitarbeiter etwa 5 % ihrer Gesamtarbeitszeit. Das durchschnittliche Jahresgehalt eines Spezialisten für Dokumentenmanagement in einem Unternehmen (Sekretärin, Büroangestellter usw.) beträgt 12.018 Rubel.
V=I * K * E, (18)
wobei B die Einsparungen durch die Einführung von EDMS sind;
I - Anzahl der Mitarbeiter;
K – durchschnittliche monatliche Ausgaben pro Mitarbeiter;
E – Arbeitskosteneinsparungen, %.
B=184 * 1149,2 * 0,05 = 10572,64 Rubel.
Im Durchschnitt führt ein Mitarbeiter täglich zehn Suchvorgänge nach verschiedenen Dokumenten durch. Die Suche nach einem Dokument dauert durchschnittlich zwei Minuten. In 10 % der Fälle wird der Mitarbeiter nicht gefunden erforderliches Dokument. Wenn das Dokument nicht sofort gefunden wurde, dauert die Suche zusätzlich zwei Minuten.
Berechnung der Arbeitskosteneinsparungen nach der Einführung von EDMS pro Monat
T= ((10 Mal/Tag * 2 Min. + 10 Mal/Tag * 10 % 2 Min.) *1/ (8 Stunden * 60 Min.) *12018 Rubel. *184) /12= 8431,8998 Rubel.
Die Einsparungen bei den Arbeitskosten nach der Implementierung des EDMS betragen pro Monat
wobei T die Arbeitskosteneinsparungen nach der Einführung von EDMS sind;
B – Einsparungen durch die Einführung von EDMS.
Die Kosteneinsparungen pro Monat bei der Implementierung eines EDMS betragen
E= 10572,64 +8431,8998 = 19004,539 Rubel.
wobei E - Arbeitskosteneinsparungen nach der Einführung von EDS pro Monat;
M – Monatliche Ausgaben für Papier.
С=19004,539 +8694=27698,539 Rubel.
Kosteneinsparungen pro Jahr bei der Implementierung von EDMS
C g =12 * C, (21)
Dabei ist C die Kosteneinsparung pro Monat bei der Implementierung eines EDMS.
C g =12 * 27698,539 =332382,46 Rubel.
Amortisationszeit
P=Z/K o * 12, (22)
wobei P die Amortisationszeit ist;
Z – Kosten für die Implementierung von EDMS;
C – Einnahmen aus der Durchführung der Veranstaltung.
P= (224931,72/332382,46) *12=8,12 Monate.
Die Amortisationszeit der Veranstaltung betrug 8,17 Monate. Der wirtschaftliche Effekt lässt sich nach folgender Formel berechnen:
N = C g - Z, (23)
wobei H der wirtschaftliche Effekt ist;
Z – Kosten für die Implementierung von EDMS;
C – Einsparungen bei der Einführung von EDMS pro Jahr.
N = 332382,46 224931,72 = 107450,74 Rubel.
Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems hat einen erheblichen wirtschaftlichen Effekt, seine quantitative Bewertung jedoch schon komplexer Prozess, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Der wirtschaftliche Effekt wird maßgeblich von der richtigen Systemwahl und dem richtigen Umsetzungsprozess bestimmt. Es ist zu beachten, dass die Wirtschaftlichkeit mit zunehmender Anzahl der Dokumente im elektronischen Archiv und der Anzahl der Mitarbeiter, die an das elektronische Dokumentenmanagement angeschlossen sind, steigt.
Unternehmensmitarbeiter verbringen viel Zeit damit, nach den benötigten Daten zu suchen (laut Statistik nimmt dies bis zu 40 % der Arbeitszeit in Anspruch) oder bereits vorhandene Dokumente neu zu erstellen (dies geschieht in etwa 70 % der Fälle). Eine typische Situation ist, dass die Originaltexte von Verträgen von Anwälten in elektronischer Form (oft ohne Änderungshistorie) gespeichert werden; Buchhaltungseinträge gemäß den die Vertragsabwicklung begleitenden Unterlagen werden im Buchhaltungssystem durchgeführt; Aufzeichnungen über Verträge und Begleitdokumente werden in einer Tabellenkalkulation gespeichert; Rechnungen und Urkunden werden in Papierform in der Finanzabteilung abgelegt, die aktuelle Korrespondenz zu Vertragsleistungen in den elektronischen Postfächern der Mitarbeiter. Bei solch „verstreuten“ Daten und Dokumenten ist es schwierig, deren Integrität, Konsistenz und Sicherheit zu gewährleisten.
Das Informationsressourcenmanagement ist für die Aktivitäten jeder Organisation von besonderer Bedeutung. Unabhängig von der Rechtsform oder den Organisationsformen der Tätigkeit sind Institutionen aufgefordert, aktiv mit den Exekutiv- und Gesetzgebungsbehörden sowie den an der Regulierung der Wirtschaft beteiligten Strukturen zu interagieren. All dies wiederum führt zu einem spezifischen Arbeitsablauf.
Daher ist sich Met-Info LLC der Notwendigkeit bewusst, ein effektives Management von Informationsressourcen zu organisieren, und unternimmt aktive Schritte, um Computertechnologien im Bereich des Dokumentenflussmanagements (und von Informationen im weitesten Sinne) einzusetzen.
Leider geht der Einsatz von Computerprogrammen bei Met-Info LLC mit Dokumentation in einer Reihe von Fällen nicht mit einer strukturellen Umstrukturierung der Arbeit mit Dokumentation einher, d.h. Dokumente werden von einigen Informationsnutzern manuell zusammengestellt.
Daher wird empfohlen, allen Benutzern der Buchhaltungsdokumentation Zugriff auf die allgemeine Buchhaltungsdatenbank von Met-Info LLC zu gewähren, d von Produkten ins Lager - in der Werkstatt des Unternehmens organisiert die Personalabteilung die Eingabe von Beschäftigungs- und Entlassungsdaten direkt in das Buchhaltungssystem.
All dies bietet folgende Vorteile: Erhöhung der Zuverlässigkeit der Informationen; Reduzierung der manuellen Arbeit.
Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) oder EDMS (Electronic Document Management Systems) ist ein System zur Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten während ihres gesamten Prozesses Lebenszyklus(Erstellung, Änderung, Speicherung, Suche, Klassifizierung usw.) sowie Prozesse der Interaktion zwischen Mitarbeitern. Unter Dokumenten versteht man in diesem Fall in erster Linie unstrukturierte Dokumente (Word-, Excel-Dateien etc.). Ein EDMS umfasst in der Regel ein elektronisches Dokumentenarchiv und ein System zur Geschäftsprozessautomatisierung.
Effektives Dokumentenmanagement auf Basis von EDMS basiert auf drei Komponenten des Systems:
- - Technologie (basierend auf modernen Computersystemen).
- - Unternehmensregeln für die Erstellung und Nutzung von Informationsressourcen (und deren Konsolidierung in Verwaltungsdokumenten).
- - Psychologie der Benutzer und deren Schulung (ggf. individuell).
Dokumentenflusssysteme erfassen behördliche Dokumente, Verwaltungsdokumente (Aufträge, Weisungen), Korrespondenz mit Behörden, Institutionen, Kreditinstituten, anderen Institutionen und Unternehmen sowie Bürgern. Darüber hinaus arbeitet das EDMS mit interner amtlicher Korrespondenz und Entwürfen von Organisations- und Verwaltungsdokumenten, die von Strukturinstitutionen erstellt wurden.
Das EDMS bietet Kontrolle über die Bewegung und Ausführung von Dokumenten und enthält vollständige Informationen über die Anweisungen des Managements und die Handlungen der Ausführenden. Ein wichtiges Element des EDMS ist ein System formaler und semantischer Verknüpfungen zu miteinander verbundenen Dokumenten und Anweisungen. Eine Suche im EDMS basiert zusätzlich zu den herkömmlichen Bürodetails auf einem System von Klassifikatoren (einschließlich thematischer), die eine kontextbezogene Auswahl von Dokumenten ermöglichen.
Das Verfahren zur Pflege von Klassifikatoren ist streng geregelt. Einige Verzeichnisse werden von Spezialisten zusammengestellt, die die Registrierung durchführen (z. B. ein Klassifikator der Korrespondenzorganisationen). Änderungen im Übrigen sind Sache des Administrators; außerdem überwacht der Administrator ständig neue Klassifikatorpositionen und passt diese gegebenenfalls an. Dadurch werden mögliche Duplikate von Verzeichnispositionen eliminiert und Fehler bei der Dokumentenregistrierung werden eliminiert. Die Effizienz des Systems kann nur durch regelmäßige Schulung der Benutzer und eine „sanfte“ Kontrolle ihrer Aktionen im System (Korrektur von Fehlern, Einhaltung der Anforderungen zum Ausfüllen von Pflichtinformationen usw.) sichergestellt werden.
Mit der Schaffung eines EDMS ist auch eine Veränderung der Rolle des Dokumentationsunterstützungsdienstes verbunden: Es werden einheitliche technologische Anforderungen für die Organisation des Dokumentenflusses mittels EDMS festgelegt und ein System von „administrativen Rahmenbedingungen“ für die Arbeit mit Dokumenten geschaffen, die tatsächlich ist die methodische Grundlage für die Organisation der Arbeit mit Informationen.
Im Allgemeinen ist die Festlegung eines klaren Verfahrens zur Nutzung des Systems und von Regeln für die Arbeit mit Informationen einer der Hauptfaktoren, die die erfolgreiche Implementierung des EDMS und seine vollständige Nutzung gewährleisteten.
Die Ziele der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems sind: Automatisierung der Büroarbeit, Automatisierung des Dokumentenflusses, Automatisierung der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und Aufträgen, Erhöhung der Führungsdisziplin, Ordnung bei der Arbeit mit Dokumenten, Verkürzung der Zeit für Operationen mit Dokumente, Übergang zu papierlosen Technologien.
Somit ist es möglich, die Wirksamkeit des Einsatzes eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS) im engeren Sinne für einzelne Branchen und Anwender zu ermitteln.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Kosteneinsparungen bei den Arbeitskosten für EDMS-Benutzer.
Berechnung der bedingten jährlichen Einsparungen bei den Arbeitskosten J-te Qualifikation Mit j, wenn sich die Komplexität der Prozesse der Aufbereitung und Verarbeitung von Informationen infolge der Einführung von EDMS ändert, wird durch die Formel bestimmt:
C j = C zpj (Q 1 - Q 2) A 2 / Ф j,
wobei C-Gehalt der Jahreslohnfonds ist Mitarbeiter j Qualifikationen im Bereich Datenaufbereitung und -verarbeitung, Rub.; Q 1 , Q 2 – Arbeitsintensität der Vorbereitung und Verarbeitung einer Dateneinheit in der Basis- und Neuversion des Softwareprodukts, Person/Stunde; Ein 2-jähriges Arbeitsvolumen zur Vorbereitung und Verarbeitung von Daten in einer neuen Version des Softwareprodukts, natürliche Einheiten; F j ist die jährliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters der j-ten Qualifikation, der mit der Aufbereitung und Verarbeitung von Daten beschäftigt ist, Stunden.
Berechnen wir die Arbeitskosteneinsparungen für einen Mitarbeiter mit einem Gehalt von 5.787 Rubel. Folglich beträgt der jährliche Gehaltsfonds des Managers 69.444 RUB. Wenn man bedenkt, dass bei einer Fünf-Tage-Woche die Anzahl der Arbeitstage 249 beträgt, beträgt der Jahresarbeitszeitfonds 1992 Stunden.
Der Arbeitsaufwand für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten beträgt bei der bisherigen Arbeitsweise und im EDMS-System 25 [Person/Stunde] bzw. 20 [Person/Stunde]. Das jährliche Arbeitsvolumen zur Aufbereitung und Verarbeitung von Daten im EDMS (in natürlichen Einheiten) beträgt? 80 Dokumente.
Dadurch erzielen wir Einsparungen bei den Arbeitskosten des Managements:
C = 69.444 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 13.944,58 Rubel,
Das sind 20 % des Jahreslohnfonds eines Personalmitarbeiters, der mit der Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten in einem automatisierten Dokumentenmanagementsystem beschäftigt ist.
Die Automatisierung des Dokumentenflusses ist eine Maßnahme, auf die fast alle modernen Unternehmen zurückgreifen. Selbst kleine Unternehmen arbeiten mit einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, darunter Briefe, Budgets, Rechnungen, Verträge und alle möglichen Anforderungen. Aus diesem Grund versucht fast jede moderne Organisation, eine Maßnahme wie die Automatisierung von Dokumenten zu nutzen, die die Vollständigkeit und Sicherheit der Daten, die einfache Suche und Speicherung verschiedener Informationen sowie eine maximale Optimierung der für ihre Genehmigung erforderlichen Zeit gewährleistet.
Warum ist das notwendig?
In fast jedem Unternehmen verbringen die Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche notwendige Informationen, und Statistiken zeigen beredt, dass dies etwa die Hälfte der Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Es kommt auch vor, dass Sie einige Dokumente, die „irgendwo“ vorhanden sind, neu erstellen müssen, anstatt sie wiederzuverwenden. Es ist durchaus üblich, dass sich der Ausgangstext einer Vereinbarung auf dem Computer des Anwalts befindet, die Buchungen für die Vertragsabwicklung begleitende Unterlagen im Buchhaltungssystem erfolgen und Konten und Akten in der Finanzabteilung in Papierform vorliegen Das Formular und die Korrespondenz zur Umsetzung vertraglicher Vereinbarungen befinden sich in den E-Mail-Postfächern der Mitarbeiter. Eine solche „Verstreuung“ von Informationen ist äußerst schädlich für die Sicherheit, Integrität und Konsistenz. In solchen Situationen wird die Automatisierung des Dokumentenflusses relevant.
Durch die Einführung spezialisierter Informationssysteme Die allermeisten Probleme sind gelöst. Einige Budgetierungssysteme bieten beispielsweise die Möglichkeit, ein System miteinander verbundener Budgets zu erstellen und anschließend verschiedene Versionen solcher Dokumente zu erstellen und zu speichern sowie deren Status anzuzeigen. Somit wird das Problem des Haushaltsdokumentenflusses teilweise durch den Einsatz solcher Systeme gelöst.
Wir dürfen jedoch nicht vergessen, dass moderne Haushaltsdatenbanken sowie Buchhaltungs- und ERP-Systeme in den allermeisten Fällen mit strukturierten Informationen arbeiten, also mit Daten, die in Tabellenform erstellt und gespeichert werden können. Nach Ansicht der meisten Experten werden nur 20 % des gesamten Datenvolumens eines modernen Unternehmens bereitgestellt, während der Rest elektronische Korrespondenz, Dokumententexte, Verhandlungs- und Besprechungsprotokolle aller Art, Bilder usw. umfasst. Ohne die Untersuchung unstrukturierter Informationen ist es oft einfach nicht möglich, eine normale Beurteilung des Kontexts vorzunehmen, in dem strukturierte Informationen bereits vorhanden sind. Die Speicherung, Erhebung und Weiterverarbeitung dieser Daten wird durch den Einsatz von Maßnahmen wie Dokumentenautomatisierung oder Content-Management-Systemen für Unternehmensinformationen sichergestellt.
Was ist das?
Dokumente aus allen Systemen, die mit diesen Informationen logisch verknüpft sind, werden als Kontext bezeichnet. Dabei kann es sich um den Inhalt von Papier- oder elektronischer Korrespondenz, Faxen, Zahlungsdokumenten, Veranstaltungsprotokollen, Video- oder Audioaufzeichnungen und vielen anderen Informationen handeln. Der Kontext kann einem Dokument manuell hinzugefügt werden oder der Prozess kann vollständig automatisiert werden, je nach den Vorlieben und Bedürfnissen des Managements.
Beispielsweise ermöglicht Ihnen ein modernes System zur Automatisierung des Dokumentenflusses bei der Erstellung und anschließenden Änderung von Budgets die Nutzung einer Reihe weiterer Kontextinformationen:
- alle Arten von Marktforschung, einschließlich nicht nur unserer eigenen, sondern auch solcher aus externen Quellen;
- verschiedene Vereinbarungen mit Gegenparteien (Käufer oder Lieferanten);
- spezielle Regulierungs- und Referenzdokumentation;
- zusätzliche Dokumentation, die etwaige Einschränkungen oder Annahmen widerspiegelt (z. B. Inflationsraten, Wechselkurse und andere Daten);
- wird abgehalten, um jede Version des zu erstellenden Budgets zu besprechen und auch alle Arten von Arbeitskommentaren und Kommentaren von Prozessbeteiligten einzubeziehen (oft wird eine solche Dokumentation zwischen allen Mitarbeitern per E-Mail verschickt und getrennt von Dateien mit Budgetinformationen gespeichert). .
Der Benutzer, der mit dem Budget arbeitet, kann bei Bedarf jederzeit jedes der oben genannten Dokumente einsehen moderne Technologien Die Dokumentenautomatisierung ermöglicht ihm dies ohne langwierige Suche.
Welche Systeme nutzen wir?
Eine der häufigsten Softwarelösungen, die in russischen Unternehmen zu finden sind, ist eine Kombination aus Microsoft Outlook-Dienstprogrammen und Microsoft Exchange Server. Die erste Anwendung ist im Prinzip auf fast jedem Computer installiert, während Exchange Server häufig als vollwertiger E-Mail-Server verwendet wird. Obwohl in Unternehmen, in denen elektronisches Dokumentenmanagement schon seit relativ langer Zeit implementiert ist, solche Programme nur als Plattform für die Arbeit mit E-Mails verwendet werden, kann nach einigen zentralen Einstellungen auch diese Software als recht funktionales Dokument verwendet werden Automatisierungstool für fast jede Organisation.
Derzeit gibt es auf dem russischen Markt Dutzende verschiedener Systeme zur Automatisierung der Dokumentenverwaltung, und solche Software wird nicht nur von westlichen, sondern auch von inländischen Entwicklern angeboten. Auch Microsoft bietet neben den oben genannten Programmen auch Dienstprogramme wie Content Management Server oder SharePoint Portal Server an.
Documentum gilt als das leistungsstärkste aller existierenden Systeme, doch grundsätzlich nutzen nur große Unternehmen dieses Automatisierungsverfahren. Der Dokumentenfluss einiger Unternehmen wird mit dem Softwarepaket Lotus Notes automatisiert, viele bezeichnen es jedoch als eine Art „Konstruktor für Programmierer“, da es recht schwierig ist, darauf basierend ein vollwertiges System zu erstellen.
Was sind die Unterschiede zwischen russischen und westlichen Systemen?
Wenn wir über die Hauptunterschiede zwischen inländischen und ausländischen Versorgungsunternehmen sprechen, liegen sie in den verfügbaren Skalierungsmöglichkeiten. Wenn beispielsweise Systeme westlicher Entwickler in fast jedem Betriebssystem funktionieren, werden inländische Systeme hauptsächlich nur für eines davon entwickelt, und das ist natürlich oft Windows. Westliche Systeme sind für die Verwendung jedes DBMS konfiguriert. Solche Einschränkungen russischer Systeme können die Fähigkeit zum Aufbau plattformübergreifender integrierter Lösungen erheblich erschweren.
Hinsichtlich der Funktionalität besteht der Hauptunterschied darin, dass im Westen die Automatisierung der Dokumentenproduktion und des Dokumentenflusses durch mehrere Programme erfolgt, die unter einer einzigen Marke veröffentlicht werden können, aber gleichzeitig für unterschiedliche Zwecke bestimmt sind. Documentum bietet beispielsweise mehrere separate Produkte an, die zur vollständigen Automatisierung sowie zur Integration in ERP-Systeme, zur Unterstützung des Entwurfsdokumentflusses usw. verwendet werden. Die überwiegende Mehrheit der in Russland entwickelten Software zielt auf die Lösung eines bestimmten Problems ab.
Es ist auch erwähnenswert, dass der grundlegende Unterschied in der Herangehensweise beider Parteien an ein Dokumentenautomatisierungssystem liegt. Westliche Systeme zielen auf die vollständige Automatisierung und anschließende Unterstützung verschiedener End-to-End-Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens ab, während die überwiegende Mehrheit der inländischen Programme nur bestimmte Funktionen automatisiert.
Die Kosten westlicher Systeme liegen ungefähr zwischen 400 und 1.000 US-Dollar pro Arbeitsplatz, wobei die Kosten für Implementierung, Programme und Ausrüstung, die zur Gewährleistung eines normalen elektronischen Dokumentenflusses erforderlich sind, nicht berücksichtigt sind. Die Implementierung selbst kostet oft etwa die Hälfte der üblichen Lizenzkosten, da Dmeist mit verschiedenen Werbeaktionen verkauft werden, in manchen Situationen ist der Preis jedoch um eine Größenordnung höher. Eines der schwierigsten Projekte ist immer die Automatisierung der Finanzdokumentation, da bei solchen Projekten die Implementierungskosten im Vergleich zu den Lizenzkosten etwa zwei- bis dreimal höher sind.
Inländische Programme werden zu einem Preis von 200 bis 600 US-Dollar pro Arbeitsplatz verkauft, außerdem werden die Kosten für zusätzliche Programme und verschiedene Geräte berücksichtigt. Letztendlich erfolgt die Berechnung des Vergleichswerts nahezu auf die gleiche Weise wie in westlichen Systemen.
Besonderheiten
In den allermeisten Fällen liegt der Schwerpunkt der Automatisierung auf Prozessen im Zusammenhang mit der Genehmigung von Dokumenten, beispielsweise dem Prozess der ersten Vorbereitung und weiteren Umsetzung von Budgets. Viele Teams nutzen jedoch mittlerweile die Automatisierung der Büroarbeit und des Dokumentenflusses, also der Verfahren zur Registrierung ausgehender und eingehender Dokumentation.
Die Einführung eines elektronischen Systems unterscheidet sich nicht grundsätzlich von der Implementierung anderer automatisierte Systeme, es lohnt sich also, nur hier anzuhalten Besonderheiten dieses Projekts.
Erstellung von Unternehmensrepositorys
Die Einführung eines Dbeinhaltet in jedem Fall die Schaffung einer Art Unternehmensspeicher, in dem die gesamte Dokumentation gespeichert wird. Der logische Aufbau eines solchen Repositorys, die Entwicklung und weitere Umsetzung einer Sicherheitsrichtlinie sowie die Hierarchie der Dokumentenablage erfordern höchste Sorgfalt und müssen in einem frühen Projektstadium durchgeführt werden.
Es ist zu berücksichtigen, dass die Speicherfunktion bereits zu Beginn des Entwurfs bereitgestellt werden kann, sodass bereits in der Anfangsphase die Möglichkeit besteht, alle Dokumente von ihren aktuellen Speicherorten in einen einzigen Unternehmensspeicher zu verschieben. Dadurch können sich Benutzer mit einigen Grundfunktionen des Systems vertraut machen und sich gleichzeitig mit dessen Bedienung vertraut machen. Durch die Nutzung von Servicefunktionen wie Benachrichtigungen über Änderungen in der Dokumentation, das Erscheinen neuer Dokumente etc. ist es möglich, die Eingewöhnung der Mitarbeiter an die implementierten Systeme zu beschleunigen.
Daher ist die Automatisierung des Dokumentenflusses für jedes moderne Unternehmen erforderlich, das seine Arbeit weiterentwickeln und verbessern möchte.
Wir studieren die Grundlagen des Aufbaus eines optimalen Dokumentenmanagementsystems, stellen Beispiele bereit und Schritt-für-Schritt-Algorithmus Erstellen eines Dokumentenumschlagplans.
Aus dem Artikel erfahren Sie:
Dokumentenflussdiagramm im Unternehmen
Zentralisiert
Diese Form eignet sich für Organisationen mit einer streng hierarchischen Führungsstruktur, die dem Prinzip der linearen Funktionsverteilung (Unity of Command) folgt. Die zentralisierte Form des Papierumlaufs setzt das Vorhandensein einer spezialisierten Einheit in der Organisationsstruktur des Unternehmens voraus, die für die Arbeit mit der gesamten Dokumentation verantwortlich ist.
Dezentral
Dieses Formular eignet sich für Organisationen, in denen die Befugnisse der Abteilungen nach dem Prinzip der Betriebsautonomie klar aufgeteilt sind.
Die dezentrale Form des Dokumentenumlaufs geht davon aus, dass jede Struktureinheit über eine eigene Abteilung verfügt, die für die Arbeit mit der Dokumentation verantwortlich ist.
Gemischt
Bei dieser Umsatzform wird die führende Rolle bei der Arbeit mit der Dokumentation dem zentralen Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung übertragen, einige Verfahren werden jedoch an spezielle Dienste delegiert, die innerhalb jeder Struktureinheit des Unternehmens eingerichtet werden.
Beispiel eines Dokumentenflussdiagramms
Das Wegeschema für den Dokumentenverkehr ist das Grundprinzip des Geschäftspapierumlaufsystems. In diesem Schema werden jedem Dokumentenfluss gemeinsame Merkmale zugeordnet, Instanzen vorgegeben und verbindliche Verfahren definiert.
Dieses Diagramm zeigt:
- Ausführende (d. h. Abteilungen, die an der Verarbeitung dieses Streams beteiligt sind);
- Route (d. h. die Reihenfolge der Darsteller);
- das Vorhandensein von Rückwärtsbewegungen (geht das Dokument mehrmals an denselben Testamentsvollstrecker);
- die Art der von jedem einzelnen ausübenden Künstler durchgeführten Operationen).
Ein Beispiel für das Dokumentenflussdiagramm einer Organisation ist in Abb. dargestellt. 1:
Abbildung 1. Dokumentenflussdiagramm des Unternehmens
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Arten von Dokumentenflüssen
Die Bewegung von Daten in eine bestimmte Richtung, organisiert in einem geschlossenen System des Dokumentenumlaufs, wird als Dokumentenfluss bezeichnet. Quelle und Empfänger der Daten bleiben gleich.
Die Klassifizierung von Dokumentenflüssen erfolgt anhand ihrer Beziehung zum Kontrollobjekt und in der Bewegungsrichtung.
Erste Klassifizierung
- horizontale Flüsse (treten zwischen Abteilungen derselben Ebene auf);
- vertikale Ströme (treten zwischen Abteilungen auf verschiedenen Ebenen auf);
- aufsteigend (Papiere von untergeordneten Strukturen wandern zu Managementstrukturen);
- nach unten (Dokumente von Führungsstrukturen wandern zu Untergebenen).
Zweite Klassifizierung
- der eingehende Strom wird durch Papiere gebildet, die von externen Quellen stammen;
- der ausgehende Fluss besteht aus Dokumenten, die von der Organisation gesendet werden;
- Der interne Fluss wird durch die innerhalb der Organisation zirkulierenden Dokumente gebildet.
Phasen des Dokumentenflusses in einer Organisation
Entwicklung und Umsetzung des Schemas Dokumentenfluss der Organisation beinhaltet die Zusammenfassung der gesamten Verfahrensvielfalt in mehrere Grundschritte:
Speditionsabwicklung. In dieser Phase wird die eingehende Korrespondenz entgegengenommen, geprüft, an die Adressen verteilt und dem Manager zur Prüfung vorgelegt.
Vorläufige Überprüfung. In dieser Phase prüft und klassifiziert der DOU-Dienst die Arbeiten nach Art, Wichtigkeit, Komplexität, Autorenstatus usw.
Weisung an die Geschäftsleitung. In dieser Phase werden Beschlüsse gefasst und Verwaltungsentscheidungen getroffen.
Verarbeitung. In dieser Phase werden die Dokumente ausgeführt und zur Aufbewahrung gesendet.
Das Grundprinzip aller Stufen ist die rationale Bewegung, d.h. Optimierung von Strömen, deren Konsolidierung und Reduzierung. Zu diesem Zweck werden spezielle technologische Anweisungen erstellt, deren Hauptzweck darin besteht, die effektivste Vorgehensweise zu ermitteln und optimale Routenschemata zu entwickeln.
So erstellen Sie ein Dokumentflussdiagramm
Die beste Möglichkeit, alle Phasen der Dokumentenverarbeitung grafisch darzustellen, ist ein Diagramm. Jede Art von Arbeit wird sorgfältig analysiert und das Ergebnis dieser Analyse ist die Entwicklung eines Flussdiagramms, das den gesamten Prozess visualisiert.
Der zur Problemlösung notwendige Handlungsablauf wird grafisch dargestellt.
Es gibt kein einheitliches Zeitplanschema. Jedes Unternehmen muss es unabhängig entwickeln. Je größer das Unternehmen, je mehr Arten von Aktivitäten es hat, desto detaillierter sollte der Zeitplan sein.
Stufe zwei.
Wir benennen Verantwortliche für den Papierkram
Dies ist mit der Primärdokumentation ganz einfach möglich – derjenige, der sie erstellt, ist für die Ausführung verantwortlich. Für andere Arbeiten muss eine solche Person benannt werden. Geschieht dies nicht, ist bei Verlust des Dokuments oder Versäumnis der Einreichungsfrist niemand da, der nachfragen kann.
Stufe drei.
Wir setzen Fristen.
Die Frist, innerhalb derer der zuständige Mitarbeiter das Dokument einreichen muss, ist der wichtigste Teil des gesamten Zeitplans. Die Frist kann in Monaten oder Tagen festgelegt werden, die ab dem Datum der Ausfertigung des Dokuments verstrichen sind.
Stufe vier.
Ein Design auswählen
Wie oben erwähnt, ist ein Flussdiagramm eine praktische Möglichkeit, ein Diagramm zu entwerfen. Es kann aber sowohl als Text als auch als Tabelle formatiert werden. Die Textform eignet sich für eine kleine Organisation; für eine größere Organisation ist eine Tabelle praktischer. Der Hauptgrundsatz besteht darin, dass Ihr Diagramm für die Mitarbeiter, die für den Dokumentenumlauf verantwortlich sind, leicht lesbar sein sollte.