Erstellung von Musterarbeitszeitnachweisen. Wie lange kann ein Dokument gespeichert werden, inkl. in gefährlichen Unternehmen. Wie sind Kombinationen von Positionen zu berücksichtigen?

Die Führung der Arbeitszeitnachweise der Arbeitnehmer liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers. Überprüfen Sie das Dokument auf Fehler und korrigieren Sie diese.

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So wählen Sie ein Formular zur Pflege der Arbeitszeitnachweise der Mitarbeiter aus

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die von jedem Arbeitnehmer des Unternehmens tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu berücksichtigen, wie im vierten Teil von Art. 91 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Daher sind Stundennachweise in einer Reihe von Organisationen ein obligatorisches Dokument. Auf dieser Grundlage berechnen sie Löhne. Es wird ein Personalreferent ernannt, der für die Pflege des Dokuments verantwortlich ist.

Ein im Auftrag des Vorgesetzten ernannter Mitarbeiter führt monatlich einen Stundenzettel für Mitarbeiter für das gesamte Unternehmen oder für einzelne Strukturbereiche. Wenn das Dokument nach Abteilungen geführt wird, muss in der Bestellung die Person angegeben werden, die in jeder der vorhandenen Abteilungen für die Erstellung verantwortlich ist, sowie ein Ersatzspezialist für die Zeit der Abwesenheit des Hauptmitarbeiters.

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Fünf Tipps zum Schichtplan, wenn unklar ist, wie man einen Stundenzettel ausfüllt.

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Arbeitszeitnachweis und Lohnberechnung ( ) ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig die Einhaltung der Arbeitszeiten zu überprüfen und Zahlungsaufzeichnungen zu führen. Wenn eine Organisation die Zeit- und Lohnzahlungen an die Mitarbeiter separat erfasst, ist es besser, nur den ersten Abschnitt „Abrechnung der Arbeitszeit“ auszufüllen. In diesem Fall gilt der Stundenzettel als eigenständiges Dokument. Der zweite Abschnitt „Abrechnungen mit Personal über Löhne“ muss nicht ausgefüllt werden.

Stundenzettel ( ) dient ausschließlich der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit. Es enthält keine Spalten für Lohnangaben. Es wird verwendet, wenn die Organisation installiert ist automatisierte Verarbeitung alle Anmeldeinformationen, was Zeit und Arbeit bei der Dokumentenvorbereitung spart. Formen können entsprechend hergestellt werden , in dem die Angaben nur teilweise ausgefüllt sind: Abteilung, vollständiger Name, Position, Personalnummer usw. Durch die rechtzeitige Pflege der Arbeitszeitnachweise der Mitarbeiter können Sie Fehler vermeiden.

Die vom Unternehmen entwickelte Form des Zeugnisses ist nicht verboten (Artikel 9 des Gesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“). Als Grundlage ist es besser, standardisierte Formulare (Formulare) zu verwenden , ) und ergänzt sie um die fehlenden Spalten und Zeilen zur Eingabe der notwendigen Informationen. Gleichzeitig muss der Stundenzettel selbst Angaben zur Arbeitszeit und verpflichtende Angaben enthalten.

Pflichtangaben beim Ausfüllen eines Stundenzettels:

1. Name;
2. Datum der Dokumentenerstellung;
3. Name des Unternehmens oder der Abteilung;
4. Einheiten;
5. Position, vollständiger Name, Unterschriften der verantwortlichen Mitarbeiter.

Stundenzettel zur Erfassung der Arbeitszeitnutzung (Formular 0504421) – ein Standardformular, das in der Liste der einheitlichen Formulare genehmigter Primärdokumente enthalten ist . Folgendes ist zu verwenden:

• Organe Kommunalverwaltung;
• Regierungsstellen;
• Verwaltungsorgane außerbudgetärer Staatsfonds;
• staatliche (kommunale) Institutionen.

Es ist zu berücksichtigen, wie das Arbeitszeitblatt korrekt ausgefüllt wird, damit bei späteren Berechnungen keine Fehler auftreten. Werden Mängel festgestellt, sind diese zeitnah zu beheben. Diese Arbeiten werden von einem Personalleiter oder einer anderen autorisierten Person durchgeführt.

So füllen Sie einen Stundenzettel richtig aus

So erstellen Sie einen Stundenzettel:

• die Methode der kontinuierlichen Registrierung der Anwesenheit sowie aller Abwesenheiten vom Arbeitsplatz;
• Methode zur Erfassung verschiedener Arten von Abweichungen.

Sie müssen eine Methode basierend auf Ihren Arbeitszeiten auswählen. Wie man führt Stundenzettel, werden bei der Festlegung der Rechnungslegungsgrundsätze der Organisation festgelegt, die durch die Anordnung des Managers geregelt werden. Die Buchhaltungsrichtlinie legt auch die Fristen für die Übermittlung der Stundenzettel an die Buchhaltung fest.

Methode zur vollständigen Registrierung von Erscheinen und Nichterscheinen Bei der Pflege der Arbeitszeitnachweise der Mitarbeiter bedeutet das, das Dokument auszufüllen, indem die Kalendertage des Monats in einem separaten Feld markiert werden. Die Eingabe eines Codes für Anwesenheit oder Nichterscheinen ist zwingend erforderlich. Darunter ist die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden angegeben. Die kontinuierliche Erfassung ermöglicht die Erfassung sämtlicher Überstunden mit zusammengefasster Abrechnung.

Abweichungsregistrierungsmethode. Bei dieser Art des Ausfüllens des Dokuments werden nur Abweichungen von der festgelegten Arbeitszeit erfasst, sofern diese erfasst werden. Gleichzeitig werden Abwesenheiten, Verspätungen sowie Überstunden usw. erfasst. Nichterscheinen werden immer in Tagen erfasst. Die Spalten in der oberen Zeile geben den Symbolcode an, die unteren Spalten bleiben leer. Ändert sich die Länge des Tages bzw. der Schicht nicht, können nur Abweichungen von der Standardzeit (Nichterscheinen, Verspätung) erfasst werden. Während der normalen Arbeitszeit reicht es aus, nur Abwesenheiten vom Arbeitsplatz zu erfassen.

Verwendung von Codes: Regeln zum Ausfüllen von Arbeitszeitnachweisen

Bei interner Teilzeitbeschäftigung müssen dem Mitarbeiter 2 Personalnummern zugewiesen werden und er im Dokument zweimal als Teilzeitbeschäftigter und als Hauptmitarbeiter eingetragen werden Beispiel für Abschnitt 1 „Arbeitszeitabrechnung“ des Formulars . Beim Ausfüllen eines Dokuments werden digitale oder ähnliche Buchstabencodes verwendet, während die Regeln für die Führung von Arbeitszeitnachweisen in einigen Organisationen unterschiedlich sein können.

Was ist im Stundenzettel enthalten?

Jobdetails
	Digital		Brief
Arbeitsdauer tagsüber
Dauer der Arbeit an Wochenenden oder arbeitsfreien Feiertagen
Betriebszeit nachts
Dauer der Arbeit an Wochenenden und arbeitsfreien Feiertagen
Überstundendauer
Geschäftsreise Mitarbeiter
Jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub für einen Spezialisten
Zusätzlicher ausbildungsbedingter Urlaub unter Beibehaltung des Durchschnittsverdienstes für Arbeitnehmer, die Beruf und Ausbildung kombinieren
Mutterschaftsurlaub oder Urlaub im Zusammenhang mit der Adoption eines Neugeborenen
Das Verfahren zur Pflege von Arbeitszeitnachweisen und Zusatzcodes Die Art der Arbeitszeit oder Ruhezeit wird durch einen bestimmten Code gekennzeichnet. Standardcodes reichen nicht immer aus, um Abweichungen in einem Dokument zu erfassen. Dann haben Unternehmen das Recht, eine eigene Buchstaben- oder Zahlenbezeichnung einzutragen. Erteilen Sie dazu eine entsprechende Anordnung zur Einführung einer Zusatzbezeichnung mit einem alphabetischen oder digitalen Code ( ). Um beispielsweise Pausen zum Füttern eines kleinen Kindes aufzuzeichnen ( ), sie sind darin enthalten Arbeitszeit Arbeitnehmern und werden in Höhe des Durchschnittsverdienstes vergütet. Zur Bezeichnung können Sie den Buchstabencode „KR“, der für „Fütterung des Babys“ steht, sowie den digitalen Code „37“ verwenden. Die Endzeilen sollten die Dauer der Pause widerspiegeln. Wir festigen in der Praxis: Führen eines Stundenzettels (Muster)	Verstehen Sie, wie Sie eine Arbeitszeittabelle richtig ausfüllen
	Informieren Sie sich über die Regeln für die Zeiterfassung in Haushaltsorganisationen

Ein Personalreferent sollte wissen, wie man eine Arbeitszeittabelle richtig führt. Gleichzeitig ist er verpflichtet, Gesetzesänderungen zu überwachen, um Fehler bei der Erstellung des Dokuments zu vermeiden.

Das Arbeitszeitblatt dient der Erfassung von Informationen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern von Organisationen. Es muss gesagt werden, dass das Stundenzettelformular nicht zwingend vorgeschrieben ist – es kann grundsätzlich beliebig sein, d. h. es steht jedem Unternehmen frei, bei Bedarf ein eigenes Stundenzettelformular zu verwenden. Das Formular wurde jedoch vom Staatlichen Statistikausschuss der Russischen Föderation entwickelt und zur Verwendung empfohlen und ist vorzuziehen.

DATEIEN 4 Dateien

Wer füllt den Stundenzettel aus?

Das Ausfüllen des Formulars erfolgt entweder durch einen Mitarbeiter der Personalabteilung, durch den Leiter einer Struktureinheit oder durch einen eigens für diese Funktion eingestellten Zeitnehmer. Auf der Grundlage der darin eingegebenen Informationen berechnen die Spezialisten der Buchhaltungsabteilung Löhne und andere Zahlungen an die Mitarbeiter der Organisation. Tatsächlich ist der Stundenzettel eines der wichtigsten Buchhaltungsdokumente. Und während kleine Unternehmen problemlos darauf verzichten können, sind große Unternehmen verpflichtet, solche Arbeitszeitnachweise zu führen.

Abhängig vom im Unternehmen eingeführten Personalaktensystem kann ein Stundenzettel entweder für alle Mitarbeiter der Organisation erstellt oder in jeder Abteilung separat geführt werden.

Der Arbeitszeitnachweis ist ein reguläres Dokument, d. h. es muss jeden Monat eine neue Kopie erstellt werden, sodass die Seriennummer des Arbeitszeitnachweises mit der Seriennummer des Monats übereinstimmt, in dem er erstellt wurde. Der Vorbereitungszeitraum für die Arbeitszeittabelle umfasst alle Tage des Monats.

Sie können den Stundenzettel entweder elektronisch oder schriftlich ausfüllen. Nach Eingabe aller notwendigen Informationen muss es jedoch noch zur Unterschrift der verantwortlichen Personen ausgedruckt werden.

Formular T-13. Formmerkmale

Beginnen wir mit dem T-13-Formular, das mittlerweile viel häufiger für die Führung von Arbeitszeitnachweisen verwendet wird.

Das einheitliche Formular T-13 bzw. das elektronische Arbeitszeitblatt ist den Mitarbeitern der Personalabteilung wohlbekannt. Dies ist nicht die einzige, aber definitiv die gebräuchlichste Methode zur Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden. Wenn Sie Ihre Aufzeichnungen manuell führen, sollten Sie das Formular T-12 verwenden.

Stundenzettel sind ein gängiges Instrument zur Verfolgung der Anwesenheit von Mitarbeitern. Mit dem Formular T-13 können Sie die Gründe für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz detailliert erfassen, einschließlich Studentenurlaub während der Sitzung, Fortbildung und verschiedene Arten von Urlaub wegen Behinderung. Der Zeitraum, für den das Dokument erstellt wird, kann weniger als 31 Tage betragen.

Ein ausgefüllter T-13 ist die Grundlage für die Lohnberechnung.

Format zum Ausfüllen eines Arbeitszeitblatts in T-13

Im Gegensatz zu willkürlichen Tabellen mit ähnlichem Inhalt enthält T-13 Daten über das Unternehmen, einschließlich der Eigentumsform und OKPO. Die Belegnummer wird entsprechend den internen Vorgaben zur Führung von Arbeitszeitnachweisen eingetragen.

Der Abteilungsname wird ebenfalls oben angezeigt. Es ist zu beachten, dass der Leiter dieser Abteilung (auch wenn das Ausfüllen des Stundenzettels nicht in seiner Verantwortung liegt) das ausgefüllte Formular unterzeichnen muss.

Die Reihenfolge der Mitarbeiter wird durch die Entscheidung des Verantwortlichen bestimmt. Am häufigsten findet sich, wie in unserem Beispiel, eine alphabetische Sortierung, jedoch ist auch die Möglichkeit der Sortierung nach Personalnummer möglich (Spalte 3).

In Spalte 4 setzen wir Markierungen nach Tag:

ICH— (Anwesenheits-)Arbeitstag,
IN- freier Tag,
AUS- Urlaub,
RP— Anwesenheit an einem freien Tag (Working Off),
ZU- Geschäftsreise,
PC- die Weiterbildung,
U- Studienurlaub mit Anruf einer Bildungseinrichtung,
B- Krankenstand mit Krankenstand,
T- unbezahlter Krankenstand ohne Krankenstand.

Unter dem I-Zeichen tragen wir die Anzahl der an diesem Tag geleisteten Arbeitsstunden ein. In Spalte 5 fassen wir die Anzahl der I in der Zeile und die Anzahl der Stunden zusammen. Wir erhalten 4 Werte für 2 Monatshälften. In Spalte 6 summieren wir die Werte und erhalten die endgültige Zahl für die Arbeit des Monats.

Die Anzahl der Stunden für B, OT, K, B und andere Fälle ist in der vierten Spalte nicht angegeben. Zu diesem Zweck gibt es die Spalten 10-13.

Abrechnung von Krankheitsurlaub, Urlaub oder Abwesenheiten aus anderen Gründen

Bezeichnungscodes können unterschiedlich sein (z. B. numerisch). Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes bestimmtes Format.

Die Notation X zeigt, dass wir diesen Tag nicht berücksichtigen: Der Einfachheit halber ist der Monat in zwei Zeilen mit ungleichen Werten unterteilt. Für Monate mit 30 Tagen (z. B. November) sieht die Spalte folgendermaßen aus (der Einfachheit halber ist die „nicht vorhandene“ 31. Zahl rot hervorgehoben):

T-13 für November

Analog dazu wird T-13 für Besuche im Februar ausgefüllt.

In den Spalten 7–9 sind der Zahlungscode, die Anzahl der Tage und die Art der Gebühren angegeben. Unser Beispiel verwendet die folgenden Codes:

• 2000 - Gemeinsamer Arbeitstag,
• 2300 – Krankenurlaub (Invaliditätsgeld),
• 2012 - Urlaub.

Alternative Lösung

Einige Unternehmen genehmigen eine leicht vereinfachte Version des Arbeitszeitnachweises, ohne die Gründe für die Auslassungen anzugeben. Spalte 4 gibt nur 2 Codes an:

• ICH- Arbeitstag,
• N- arbeitsloser Tag.

Diese Methode kann unpraktisch sein, da sie den Krankenstand nicht erfasst.

Sonderfälle

1. Wie füllt man T-13 für Mitarbeiter aus, die an Konferenzen und anderen Schulungsveranstaltungen teilnehmen?

Hängt von der Position des Unternehmens ab. Diese Tage können als Arbeitstage (I) oder als Fortbildungstage (PC) gezählt werden. Auch die Lohnsätze können variieren.

2. Kann Code I einen Wert von mehr als 8 Stunden haben?

Ja. Vielleicht, wenn es eine Sonderverfügung über verlängerte Arbeitszeiten gibt. Überstunden können mit dem Symbol C gekennzeichnet werden.

3. Was ist der Unterschied zwischen den Zeugnissen T-12 und T-13?

Das erste ist ein manuelles Anwesenheitsformular. Zweite - elektronisch. Viele Buchhaltungsabteilungen sind heute auf T-13 umgestiegen, da es mit einem speziellen Programm automatisch erfasst werden kann.

Formular T-12

Wie in jedem anderen Personalaktendokument müssen Sie zunächst die Daten der Organisation in die Arbeitszeittabelle eingeben: den vollständigen Namen mit Angabe des OKPO-Codes (muss den Registrierungsdokumenten entnommen werden), den organisatorischen und rechtlichen Status (IP, LLC, CJSC, JSC) sowie die Struktureinheit (Abteilung), für die dieser Stundenzettel geführt wird (falls erforderlich).

Anschließend müssen Sie in der entsprechenden Spalte die Belegnummer für den internen Belegfluss eingeben und außerdem den Berichtszeitraum angeben, den dieser Stundenzettel berücksichtigt.

Numerische und alphabetische Codes im Stundenzettel

Dieser Teil der Arbeitszeittabelle enthält die alphabetischen und numerischen Codes, die zum Ausfüllen der erforderlichen Informationen für Mitarbeiter verwendet werden, sowie deren Dekodierung. Sie müssen im Hauptteil des Stundenzettels eingetragen werden, um kurz und übersichtlich die tatsächlich verbrachte Zeit des einen oder anderen Arbeitnehmers am Arbeitsplatz sowie die Gründe für seine Abwesenheit vom Arbeitsplatz wiederzugeben. Wenn Spezialisten der Personalabteilung zusätzliche Codes in dieses Stundenzettelformular eingeben müssen, können diese unabhängig entwickelt und in diese Tabelle eingetragen werden.

Arbeitszeiterfassung im T-12

Dieser Abschnitt in der Arbeitszeittabelle ist der Hauptabschnitt – hier wird die Arbeitszeit erfasst. Zuerst müssen Sie in der ersten Spalte dieses Abschnitts die Seriennummer des Mitarbeiters eingeben, dann in der zweiten seinen vollständigen Namen (vorzugsweise seinen vollständigen Namen und sein Vatersname, um Verwirrung und Fehler zu vermeiden). In der dritten Spalte müssen Sie die Personalnummer des Mitarbeiters eingeben, die ihm während der Beschäftigung zugewiesen wurde (diese ist individuell und wird nie wiederholt).

Für jeden Mitarbeiter gibt es in der Arbeitszeittabelle zwei Zeilen – sie enthalten verschlüsselte Informationen über die An- oder Abwesenheit am Arbeitsplatz an jedem Kalendertag des Monats. Darüber hinaus ist es erforderlich, den Grund für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz unverzüglich anzugeben, sofern ein solcher festgestellt wurde.

Der Grund wird in der obersten Zeile neben dem vollständigen Namen des Arbeitnehmers angegeben, in der unteren Zeile wird die Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden angezeigt. Wenn der Arbeitnehmer nicht am Arbeitsplatz erschienen ist, kann die untere Zelle leer gelassen werden.

Der nächste Schritt besteht darin, die Gesamtzahl der tatsächlich geleisteten Stunden und Tage für zweiwöchige Zeiträume zu berechnen und am Ende der Tabelle das Ergebnis der Berechnungen für den Monat anzuzeigen.

In diesem Fall sollten Sie sorgfältig darauf achten, dass die Gesamtzahl der Kalendertage eines Monats mit der für jeden Mitarbeiter angegebenen Anzahl an Arbeitstagen, Wochenenden und Feiertagen übereinstimmt.

Es ist anzumerken, dass die Verantwortlichen für das Ausfüllen des Stundenzettels manchmal nur Informationen eingeben, die sich auf die Tage beziehen, an denen der Arbeitnehmer vom Arbeitsplatz abwesend war. Allerdings kann es bei dieser Möglichkeit zu personellen und buchhalterischen Fehlern kommen, weshalb von der Nutzung abgeraten wird.

Datum und Unterschriften der verantwortlichen Personen

Nach dem Ausfüllen des Stundenzettels muss der dafür verantwortliche Mitarbeiter seine Position angeben und in den entsprechenden Zellen eine Unterschrift leisten, die entziffert werden muss. Das Zeugnis muss zusätzlich vom Leiter der Struktureinheit bzw. vom Geschäftsführer des Unternehmens genehmigt werden – auch unter Angabe der Position und Unterschrift mit Niederschrift. Als letztes müssen Sie das Datum für das Ausfüllen des Stundenzettels angeben.

Zeiterfassung ist eine sehr wichtige Aufgabe. Der Mitarbeiter möchte sein hart verdientes Geld nicht verlieren, und die Organisation wiederum möchte nicht für Fehlzeiten aufkommen.

Eine rechtzeitige und korrekte Pflege der Meldedokumentation zur Arbeitszeiterfassung trägt dazu bei, solche Missverständnisse zu vermeiden.

Wofür ist das?

Ein Arbeitszeitnachweis ist ein erstelltes Dokument, das Informationen über die Einhaltung der Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters enthält. Mit anderen Worten handelt es sich hierbei um eine Tabelle, in der Daten über die Anwesenheit oder Nichterscheinen jedes einzelnen Mitarbeiters der Organisation eingetragen werden.

Auf der Grundlage dieses Dokuments werden Löhne und Prämien berechnet oder Strafen für Verspätungen, Fehlzeiten und andere Abweichungen vom Arbeitsplan verhängt.

Ein solches Zeugnis muss in einer einzigen Ausfertigung vorliegen und von dem mit der Erstellung beauftragten Mitarbeiter aufbewahrt werden. Am häufigsten wird diese Arbeit der Personal- und Buchhaltungsabteilung anvertraut, manchmal auch dem Abteilungsleiter oder dem leitenden Manager. Die Besetzung der Position „Zeitnehmer“ bzw. die Zuweisung der entsprechenden Aufgaben muss im Arbeitsvertrag verankert sein.

Formularoptionen

Sie können berücksichtigen, wie viele Tage und Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat verschiedene Methoden, aber Roskomstat hat spezielle Formulare vorbereitet. Sie sind einfach und leicht zu bedienen; mit ihrer Hilfe können Sie die „Anwesenheit“ Ihrer Arbeit klar verfolgen und die erhaltenen Daten anschließend effektiv nutzen.

Für Haushaltsorganisationen wurde eine Sonderform des Arbeitszeitnachweises Nr. 0504421 eingeführt.

Für alle anderen Organisationen und Unternehmen wurden die Formulare T-12 und T-13 genehmigt. Letztere unterscheiden sich voneinander dadurch, dass der T-13 dort eingesetzt wird, wo Erscheinungen und Nicht-Erscheinungen nicht durch Menschen, sondern durch Mittel kontrolliert werden automatisierte Systeme(Drehkreuze). Ich kam zur Arbeit, checkte mit einem Passierschein am Kontrollpunkt ein und ging weiter. Auf diese Weise lassen sich Verspätungen, Fehlzeiten und andere Abweichungen vom Arbeitsplan leicht kontrollieren.

Formulare im Formular T-13 werden meist automatisch oder unter teilweisem Einsatz technischer Mittel ausgefüllt.

Zur Lohnberechnung werden auch Arbeitszeitnachweise im Formular T-12 ausgefüllt, daher ist es sinnvoll, die Führung eines solchen Zeitplans einem Buchhalter zu übertragen.

So füllen Sie es richtig aus

Die wichtigsten Aspekte bei der Führung von Stundenzetteln:

• die Tabelle existiert in einer einzigen Kopie;
• wird täglich anhand amtlicher Dokumente (Krankheitsbescheinigungen, Anordnungen, Weisungen etc.) ausgefüllt;
• Es ist verboten, Spalten oder Felder aus der allgemein akzeptierten Tabelle zu entfernen.

Sie können die Tabelle jedoch noch ändern. Manchmal kommt es vor, dass Sie einem vorhandenen Formular zusätzliche Felder hinzufügen müssen. Beispielsweise um bestimmte Arbeitszeiten bei Sonderschichten zu berücksichtigen. In diesem Fall sind Änderungen möglich, jedoch nur nach Unterzeichnung der entsprechenden Anordnung des Vorgesetzten.

Vor Beginn des Berichtsmonats (2-3 Tage im Voraus) öffnet der zuständige Mitarbeiter den Stundenzettel. Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Vorgehensweise gewählt wird. Dabei kann es sich um eine vollständige Erfassung handeln – tägliche Anwesenheits-/Nichterscheinen-Noten – oder nur um die Erfassung von Abweichungen von der Regelung – Verspätungen, Nachtschichten, Überstunden usw.

Beispiel für das Ausfüllen eines Stundenzettels am Beispiel des Formulars T-12

Zunächst werden die Kopfzeile und die ersten drei Spalten ausgefüllt. Diese Informationen bleiben in der Regel konstant – Struktureinheit, vollständige Namen der Mitarbeiter, Personalnummern.

In den Spalten 4 bis 7 werden tagesaktuell Noten zu Anwesenheit, Fehlzeiten, arbeitsfreien Tagen und Krankheitstage eingetragen. Zu diesem Zweck werden für jeden der Gründe spezielle Bezeichnungen verwendet. So wird der Krankheitsurlaub mit dem Code B gekennzeichnet, der arbeitsfreie Tag mit dem Code PB und der Jahresurlaub mit dem Code OT. Die vollständige Liste der Bezeichnungen finden Sie in möglichst einheitlicher Form auf dem ersten Blatt.

Es ist wichtig zu bedenken, dass alle Markierungen ausschließlich auf der Grundlage eines Dokuments auf dem Stundenzettel angebracht werden. Dies kann eine Krankenstandsbescheinigung, eine interne Anordnung oder eine von einem vertrauten Mitarbeiter unterzeichnete Anordnung zur Überstundenarbeit sein.

Es kommt häufig vor, dass nicht ganz klar ist, welcher Code eingefügt werden soll. Beispielsweise befindet sich ein Mitarbeiter im bezahlten Urlaub und ihm wird ein OT-Code zugewiesen. Doch zu diesem Zeitpunkt erkrankte er aus Unvorsichtigkeit und ging nicht zum vereinbarten Termin zur Arbeit.

Wenn der Mitarbeiter uns nicht gewarnt hat, empfiehlt es sich, die Codes NN (Nichterscheinen aus unbekannten Gründen) einzugeben und diese Bezeichnungen nach Erhalt der Krankmeldung auf den Code „B“ zu korrigieren. Wenn ein Mitarbeiter eine Möglichkeit gefunden hat, seine Krankheit zu melden, kann er sofort den Code „B“ ankreuzen.

Vielleicht ist es in einer solchen Situation besser, zuerst die Codes „NN“ und „B“ mit Bleistift aufzuschreiben, um das Erscheinungsbild des Dokuments, das in einer einzigen Kopie vorliegt, nicht zu beeinträchtigen. Wenn das Formular elektronisch gepflegt wird, treten solche Probleme nicht auf.

Manche Abwesenheiten werden in der Regel in „Tagen“ gezählt, da ein Mitarbeiter nicht nur einen halben Tag im Urlaub oder drei Stunden krankgeschrieben sein kann. In diesem Fall bleibt unter der Buchstabenbezeichnung eine leere Spalte. Wenn der Mitarbeiter 30 Minuten zu spät kam oder 4 Stunden Überstunden leistete, wird der Zeitpunkt der Abweichung vom Arbeitsplan unter der Buchstabenbezeichnung angegeben.

Die Spalten 5 und 7 enthalten eine Zwischen- und Endsumme der geleisteten Arbeitstage, und die Spalten 8 bis 17 enthalten einen vollständigen Bericht für jeden Mitarbeiter – wie viel er gearbeitet hat, wie viel er sich ausgeruht hat, wie viel er versäumt hat und warum. Aus dem Titel der Kopfzeile über jeder Spalte wird deutlich, welche Daten zusammengefasst werden sollen.

Merkmale der Arbeitszeittabellenpflege in Haushaltsorganisationen

Das Formular Nr. 0504421 wird ebenfalls zur Überwachung der Einhaltung des Arbeitsregimes verwendet, hat jedoch einen etwas anderen Namen „Abrechnung der Arbeitszeitnutzung“, der die Besonderheiten der Arbeit von Haushaltsorganisationen widerspiegelt. In diesem Zeugnis finden sich Bezeichnungen wie „studienfreie Tage“, „Vertretung in einer erweiterten Tagesgruppe“, „Studienurlaub“.

Das Verfahren zur Führung eines solchen Stundenzettels unterscheidet sich nicht von den einheitlichen Abrechnungsformularen T-12 und T-13:

• in einer einzigen Kopie aufbewahrt;
• öffnet 2-3 Tage vor Beginn des Abrechnungszeitraums;
• ohne Änderungen am Standardformular verwendet werden.

Außerdem wurden zwei Registrierungsverfahren eingeführt: fortlaufend (alle Vorkommnisse und Nichterscheinen werden notiert) und mit Angabe von Abweichungen.

In der Tabelle selbst gibt es mehrere Unterschiede. In der Kopfzeile des Zeugnisses ist neben dem Namen der Organisation, der Struktureinheit und dem Wartungszeitraum auch deren Art mit einer Nummer anzugeben. Wenn der Stundennachweis „wie er ist“ ohne Änderungen übermittelt wird, wird er als primär bezeichnet und in dieser Spalte mit „0“ gekennzeichnet. Bei jeder weiteren Anpassung müssen Sie in der Reihenfolge die Änderungsnummer angeben.

Die ersten vier Spalten werden sofort ausgefüllt – das sind die vollständigen Namen der Mitarbeiter, Personalnummern und Positionen. Die folgenden Spalten werden im Laufe des Zeitraums ausgefüllt. Im oberen Teil der Spalten sind Abweichungen vom Betriebsmodus in Stunden (sofern vorhanden) angegeben, im unteren Teil befindet sich eine Buchstabenbezeichnung des Grundes für die Abweichung. In den Spalten 20 und 37 sind die Zwischen- bzw. Monatsergebnisse zusammengefasst.

In diesem Formular werden keine zusätzlichen Berechnungen bereitgestellt. Am Ende des Abrechnungszeitraums wird dieses Dokument an die Buchhaltung weitergeleitet, wo auf dieser Grundlage die Löhne für die Mitarbeiter der Haushaltsorganisation berechnet werden.

Die Liste der in diesem Arbeitszeitnachweis (Formular Nr. 0504421) verwendeten Symbole finden Sie in der Tabelle:

Indikatorname	Code
Wochenenden und arbeitsfreie Feiertage	IN
Nachtarbeit	N
Erledigung staatlicher Aufgaben	G
Regelmäßige und zusätzliche Feiertage	UM
Vorübergehende Behinderung, Behinderung aufgrund von Schwangerschaft und Geburt	B
Urlaub zur Betreuung des Kindes	ODER
Überstunden	MIT
Schulschwänzen	P
Abwesenheiten aus unbekannten Gründen (bis zur Klärung der Umstände)	NN
Abwesenheiten mit Genehmigung der Verwaltung	A
Studienwochenende	VU
Zusätzlicher Studienurlaub	OU
Vertretung in den Klassen 1 - 3	ZN
Vertretung in Horten	Gehalt
Vertretung in den Klassen 4 – 11	ZS
Arbeiten Sie an Wochenenden und arbeitsfreien Feiertagen	RP
Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden	F
Geschäftsreisen	ZU

Wie wird Urlaub bezeichnet?

Das Wort Urlaub in Personalangelegenheiten vereint viele Begriffe. Beginn und Ende des Mutterschaftsurlaubs. Viele junge Mütter werden anderer Meinung sein, aber das ist auch ein Urlaub, obwohl er zur Betreuung eines kleinen Kindes vorgesehen ist.

Jeder dieser Urlaube ist im Stundenzettel auf seine eigene Weise gekennzeichnet und es lohnt sich, den gängigsten Urlaubsarten und deren Eintragung besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Nach Plan

Auf der Grundlage der Urlaubsanordnung, die die Unterschrift des Urlaubers selbst enthalten muss, wird der Stundenzettel mit dem Code „OT“ gekennzeichnet, wenn es sich um den Haupturlaub handelt, bzw. mit dem Code „OD“, wenn es sich um einen Zusatzurlaub handelt.

Auf eigene Kosten

Es gibt Zeiten, in denen ein Mitarbeiter außerhalb seines regulären Zeitplans mehrere Urlaubstage nehmen muss. Die Gründe mögen unterschiedlich sein, aber es gibt nur eine Lösung: Urlaub ohne Bezahlung.

Die Gesetzgebung sieht mehrere Gründe für einen solchen Urlaub vor – eine Hochzeit, die Geburt eines Babys oder traurigere Ereignisse, wie den Tod eines nahen Verwandten. In diesen Fällen sollten Sie den Code „OZ“ eingeben.

Hat der Arbeitnehmer einen anderen Grund und erhält er diesen Urlaub im Einvernehmen mit dem Vorgesetzten, wird der Code „VOR“ verwendet. In beiden Fällen erfolgt die Markierung auf der Grundlage der entsprechenden, vom Arbeitnehmer unterzeichneten Bestellung.

Ausbildung

Die Kombination von Beruf und Studium ist heutzutage eher die Norm als die Ausnahme, und die Gesetzgebung in diesem Bereich unterstützt solche Arbeitnehmer durch die Garantie von Studienurlaub. Nachdem Sie den entsprechenden Antrag des Mitarbeiters angenommen und die vom Studenten unterzeichnete Bestellung erhalten haben, können Sie für die gesamte Dauer der Studienkarenz bedenkenlos den Code „U“ im Zeugnis ankreuzen.

Es ist zu beachten, dass, wenn ein Mitarbeiter während der nächsten Sitzung krank wird, dieser Urlaub nicht um die Dauer des Krankheitsurlaubs verlängert wird und der Code „B“ in diesem Fall nur in den Tagen nach dem Ende des Studienurlaubs eingegeben werden kann dass der Arbeitnehmer vor dem Ende des Urlaubs keine Zeit hatte, sich zu erholen, und eine Krankmeldung vorgelegt hat, die seine Abwesenheit nach dem Ende des Urlaubs bestätigt.

Für Schwangerschaft und Geburt

Solch eine glückliche Zeit für weibliche Arbeitnehmer sollte natürlich nicht durch Papierkram überschattet werden, daher wird der Mutterschaftsurlaub auf der Grundlage einer Krankenstandsbescheinigung gewährt, der Code im Zeugnis ist „P“. Derselbe Code wird im Falle der Adoption eines Neugeborenen verwendet.

Zur Kinderbetreuung

Danach wird die Elternzeit vor Beginn angeordnet drei Jahre alt. Dieser Urlaub ist mit dem Code „OZH“ gekennzeichnet.

Die Arbeit mit Dokumenten ist immer eine verantwortungsvolle Aufgabe, aber die Kenntnis der Grundlagen des Ausfüllens von Arbeitszeitnachweisen erspart Ihnen Streitigkeiten bei der Gehaltsabrechnung und andere kleinere Probleme dieser Art.

Video - Stundenzettel erstellen und Löhne in 1C berechnen:

Um die Anwesenheit von Mitarbeitern einer Organisation oder eines Unternehmers in der Produktion zu erfassen, wird täglich ein Arbeitszeitblatt im Formular T-13 verwendet und im Falle ihrer Abwesenheit der Grund festgestellt, der sich auch im Dokument widerspiegelt. Wird von Personal- oder Buchhaltungsmitarbeitern auf der Grundlage der vom Manager übermittelten Daten zur Anwesenheit von Mitarbeitern verwendet. Nachfolgend finden Sie die Formulare zum Herunterladen.

Der Stundenzettel ist eines der Hauptdokumente, auf deren Grundlage die Löhne der Arbeitnehmer ermittelt werden, insbesondere derjenigen, für die sie nach tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet werden. Das Dokument erfasst Informationen über die Anwesenheit von Mitarbeitern in der Produktion, Geschäftsreisen, Urlaub, Krankheitsurlaub, einschließlich der Tatsache der Abwesenheit vom Arbeitsplatz und Fehlzeiten.

Zweimal im Monat sollte ein guter Stundenzettel erstellt und der Buchhaltung vorgelegt werden, einmal für die erste Monatshälfte zur Berechnung des Vorschusses und einmal für die Berechnung des Hauptanteils. Das macht nicht jeder, dennoch gibt es Feinheiten bei der Berechnung eines Vorschusses, auch wenn der Gehaltsanteil des Gehalts auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit berechnet wird.

Arbeitszeitnachweis-Vorlage zum Herunterladen in Excel

Ausfüllen des Formulars

Der Stundenzettel wird von einer autorisierten Person geführt und an die Buchhaltung übermittelt. Es gibt zwei Möglichkeiten, es auszufüllen:

• Option Nr. 1 – Die Abrechnung wird täglich ausgefüllt, alle An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter werden darin vermerkt.
• Option Nr. 2 – Es werden nur Abweichungen von der Norm ausgefüllt, d.h. Es werden nur Nichterscheinen, Verspätungen usw. erfasst.

Tabelle der Basiscodes zum Ausfüllen des Arbeitszeitblattformulars

Ereignis	Buchstabencode	Digitaler Code
Anwesenheit der Mitarbeiter in der Produktion, Arbeitstag	ICH	01
An Wochenenden und Feiertagen, wenn der Zeitplan 5/2 ist, dann ist es normalerweise Samstag und Sonntag, der Zeitplan ist gleitend, dann entsprechend dem Zeitplan	IN	26
Jährlicher bezahlter Urlaub	AUS	09
Mutterschaftsurlaub	R	14
Urlaub, der einem Arbeitnehmer zur Betreuung eines Kindes unter 3 Jahren gewährt wird	Kühlmittel	15
Urlaub auf eigene Kosten, ohne Bezahlung	VOR	16
Geschäftsreise	ZU	06
Abwesenheiten, deren Umstände nicht geklärt sind, werden bis zur Klärung markiert.	NN	30
Krankenstand	B	19

Hauptcodes für Löhne

• Bei Zahlung von Gehältern und Reisekostenzuschüssen wird das Jahr 2000 angesetzt.
• 2012 – bei der Zahlung des Urlaubsgeldes.
• 2030 – Krankengeld.

Musterausfüllung des Stundenzettelformulars T-13

Das Ausfüllen der Arbeitszeittabelle wird Ihnen keine besonderen Schwierigkeiten bereiten; Sie müssen lediglich die Codes und Daten des Mitarbeiters kennen. Dies geschieht wie im Beispiel, das gemäß Option Nr. 1 ausgefüllt wurde. Option Nr. 2 wird genauso geschrieben, nur werden die Anwesenheitscodes nicht eingegeben, stattdessen gibt es leere Zellen, Wochenenden und Abweichungen wird ausgefüllt, ebenso wie die geleistete Arbeitszeit.

In Spalte 1 wird die Seriennummer des Datensatzes eingetragen und in Spalte 2 der vollständige Name des Mitarbeiters und seine Position.

In Spalte 3 wird die Personalnummer eingetragen.

In Spalte 4 werden die Daten nach Monaten eingegeben, wobei für jeden Mitarbeiter Buchstabencodes verwendet werden. Dazu wird in der oberen Zelle ein Buchstabencode und in der unteren Zelle die geleistete Arbeitszeit eingetragen, bei einem 5/2-Plan ergibt sich ein 8-Stunden-Arbeitstag. Die Berechnung erfolgt für die erste Monatshälfte und für die zweite werden die Daten in Spalte 5 und die letzten in Spalte 6 erfasst.

Die Spalten 7-9 sind für die Eingabe von Daten erforderlich, auf deren Grundlage der Lohn korrekt berechnet wird.

In Spalte 7 wird der Zahlungscode eingetragen, in Spalte 8 die Rechnung Buchhaltung, das die Lohnkosten widerspiegelt, in diesem Fall wird das Konto 44 angegeben, es können jedoch je nach Kostenbuchungssystem auch andere Konten vorhanden sein.

In den Spalten 10-13 werden Daten zu Abwesenheiten der Mitarbeiter eingetragen.

Mögliche ungewöhnliche Situationen beim Ausfüllen des Formulars

Krankheit im Urlaub

War ein Arbeitnehmer während des Abrechnungszeitraums des Jahresurlaubs krank und wurde er krankgeschrieben, so ist anstelle des Urlaubs (OT) die Angabe der angegebenen Tage (B) im Zeugnis (B) erforderlich und der Urlaub verlängert sich um die Dauer der Krankenstand.

Kehrt ein Arbeitnehmer nicht aus dem Urlaub zurück, sondern wird krank, so wird an den Tagen seiner Abwesenheit vorübergehend der Vermerk (NN) eingetragen und bei Vorlage der Belege in (B) geändert.

Registrierung von Feiertagen während des Urlaubs eines Mitarbeiters

Wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt und in diesem Zeitraum gemäß dem Produktionskalender Feiertage gelten, ist es erforderlich, (B) für den Feiertag einzutragen. Nehmen wir an, wenn ein Mitarbeiter vom 10. bis 17. Juni im Urlaub ist und der 12. Juni ein Feiertag ist, ersetzen Sie an diesem Tag den Code (OT) durch (B). Ein solcher Tag wird nicht auf den bezahlten Urlaub angerechnet.

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