Das Verfahren zur Erstellung eines Stundenzettels. Informationen zum Speichern von Dokumenten. Beispiel. Ausfüllen einer Arbeitszeittabelle, wenn eine Mitarbeiterin im Mutterschaftsurlaub arbeitet

Zeiterfassung ist eine sehr wichtige Aufgabe. Der Mitarbeiter möchte sein hart verdientes Geld nicht verlieren, und die Organisation wiederum möchte nicht für Fehlzeiten aufkommen.

Eine rechtzeitige und korrekte Pflege der Meldedokumentation zur Arbeitszeiterfassung trägt dazu bei, solche Missverständnisse zu vermeiden.

Wozu dient es?

Ein Arbeitszeitnachweis ist ein erstelltes Dokument, das Informationen über die Einhaltung der Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters enthält. Mit anderen Worten handelt es sich hierbei um eine Tabelle, in der Daten über die Anwesenheit oder Nichterscheinen jedes einzelnen Mitarbeiters der Organisation eingetragen werden.

Auf der Grundlage dieses Dokuments werden Löhne und Prämien berechnet oder Strafen für Verspätungen, Fehlzeiten und andere Abweichungen vom Arbeitsplan verhängt.

Ein solches Zeugnis muss in einer einzigen Ausfertigung vorliegen und von dem mit der Erstellung beauftragten Mitarbeiter aufbewahrt werden. Am häufigsten wird diese Arbeit der Personal- und Buchhaltungsabteilung anvertraut, manchmal auch dem Abteilungsleiter oder dem leitenden Manager. Die Besetzung der Position „Zeitnehmer“ bzw. die Zuweisung der entsprechenden Aufgaben muss im Arbeitsvertrag verankert sein.

Formularoptionen

Sie können berücksichtigen, wie viele Tage und Stunden ein Mitarbeiter gearbeitet hat verschiedene Methoden, aber Roskomstat hat spezielle Formulare vorbereitet. Sie sind einfach und leicht zu bedienen; mit ihrer Hilfe können Sie die „Anwesenheit“ Ihrer Arbeit klar verfolgen und die gewonnenen Daten anschließend effektiv nutzen.

Für Haushaltsorganisationen wurde eine Sonderform des Arbeitszeitnachweises Nr. 0504421 eingeführt.

Für alle anderen Organisationen und Unternehmen wurden die Formulare T-12 und T-13 genehmigt. Letztere unterscheiden sich dadurch voneinander, dass der T-13 dort eingesetzt wird, wo An- und Abwesenheiten nicht durch Menschen, sondern durch automatisierte Systeme (Drehkreuze) kontrolliert werden. Ich kam zur Arbeit, checkte mit einem Passierschein am Kontrollpunkt ein und ging weiter. Auf diese Weise lassen sich Verspätungen, Fehlzeiten und andere Abweichungen vom Arbeitsplan leicht kontrollieren.

Formulare im Formular T-13 werden meist automatisch oder unter teilweisem Einsatz technischer Mittel ausgefüllt.

Zur Lohnberechnung werden auch Arbeitszeitnachweise im Formular T-12 ausgefüllt, daher ist es sinnvoll, die Führung eines solchen Zeitplans einem Buchhalter zu übertragen.

So füllen Sie es richtig aus

Die wichtigsten Aspekte bei der Führung von Stundenzetteln:

• die Tabelle existiert in einer einzigen Kopie;
• wird täglich anhand amtlicher Dokumente (Krankheitsbescheinigungen, Anordnungen, Weisungen etc.) ausgefüllt;
• Es ist verboten, Spalten oder Felder aus der allgemein akzeptierten Tabelle zu entfernen.

Sie können die Tabelle jedoch noch ändern. Manchmal kommt es vor, dass Sie einem vorhandenen Formular zusätzliche Felder hinzufügen müssen. Beispielsweise um bestimmte Arbeitszeiten bei Sonderschichten zu berücksichtigen. In diesem Fall sind Änderungen möglich, jedoch nur nach Unterzeichnung der entsprechenden Anordnung des Vorgesetzten.

Vor Beginn des Berichtsmonats (2-3 Tage im Voraus) öffnet der zuständige Mitarbeiter den Stundenzettel. Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, welche Vorgehensweise gewählt wird. Dabei kann es sich um eine vollständige Erfassung handeln – tägliche Anwesenheits-/Nichterscheinen-Noten – oder nur um die Erfassung von Abweichungen von der Regelung – Verspätungen, Nachtschichten, Überstunden usw.

Beispiel für das Ausfüllen eines Stundenzettels am Beispiel des Formulars T-12

Zunächst werden die Kopfzeile und die ersten drei Spalten ausgefüllt. Diese Informationen bleiben in der Regel konstant – Struktureinheit, vollständige Namen der Mitarbeiter, Personalnummern.

In den Spalten 4 bis 7 werden tagesaktuell Noten zu Anwesenheit, Fehlzeiten, arbeitsfreien Tagen und Krankheitstage eingetragen. Zu diesem Zweck werden für jeden der Gründe spezielle Bezeichnungen verwendet. So wird der Krankheitsurlaub mit dem Code B gekennzeichnet, der arbeitsfreie Tag mit dem Code PB und der Jahresurlaub mit dem Code OT. Die vollständige Liste der Bezeichnungen finden Sie in möglichst einheitlicher Form auf dem ersten Blatt.

Es ist wichtig zu bedenken, dass alle Markierungen ausschließlich auf der Grundlage eines Dokuments auf dem Stundenzettel angebracht werden. Dabei kann es sich um eine Krankenstandsbescheinigung, eine interne Anordnung oder eine von einem vertrauten Mitarbeiter unterzeichnete Anordnung zur Überstundenarbeit handeln.

Es kommt häufig vor, dass nicht ganz klar ist, welcher Code eingefügt werden soll. Beispielsweise befindet sich ein Mitarbeiter im bezahlten Urlaub und ihm wird ein OT-Code zugewiesen. Doch zu diesem Zeitpunkt erkrankte er aus Unvorsichtigkeit und ging nicht zum vereinbarten Termin zur Arbeit.

Wenn der Mitarbeiter uns nicht gewarnt hat, empfiehlt es sich, die Codes NN (Nichterscheinen aus unbekannten Gründen) einzugeben und diese Bezeichnungen nach Erhalt der Krankmeldung auf den Code „B“ zu korrigieren. Wenn ein Mitarbeiter eine Möglichkeit gefunden hat, seine Krankheit zu melden, kann er sofort den Code „B“ ankreuzen.

Vielleicht ist es in einer solchen Situation besser, zuerst die Codes „NN“ und „B“ mit Bleistift aufzuschreiben, um das Erscheinungsbild des Dokuments, das in einer einzigen Kopie vorliegt, nicht zu beeinträchtigen. Wenn das Formular elektronisch gepflegt wird, treten solche Probleme nicht auf.

Manche Abwesenheiten werden in der Regel in „Tagen“ gezählt, da ein Mitarbeiter nicht nur einen halben Tag im Urlaub oder drei Stunden krankgeschrieben sein kann. In diesem Fall bleibt unter der Buchstabenbezeichnung eine leere Spalte. Wenn der Arbeitnehmer 30 Minuten zu spät kam oder 4 Stunden Überstunden leistete, wird der Zeitpunkt der Abweichung vom Arbeitsplan unter der Buchstabenbezeichnung angegeben.

Die Spalten 5 und 7 enthalten eine Zwischen- und Endsumme der geleisteten Arbeitstage, und die Spalten 8 bis 17 enthalten einen vollständigen Bericht für jeden Mitarbeiter – wie viel er gearbeitet hat, wie viel er sich ausgeruht hat, wie viel er versäumt hat und warum. Aus dem Titel der Kopfzeile über jeder Spalte wird deutlich, welche Daten zusammengefasst werden sollen.

Merkmale der Arbeitszeittabellenpflege in Haushaltsorganisationen

Das Formular Nr. 0504421 wird ebenfalls zur Überwachung der Einhaltung des Arbeitsregimes verwendet, hat jedoch einen etwas anderen Namen „Abrechnung der Arbeitszeitnutzung“, der die Besonderheiten der Arbeit von Haushaltsorganisationen widerspiegelt. In diesem Zeugnis finden sich Bezeichnungen wie „studienfreie Tage“, „Vertretung in einer erweiterten Tagesgruppe“, „Studienurlaub“.

Das Verfahren zur Führung eines solchen Stundenzettels unterscheidet sich nicht von den einheitlichen Abrechnungsformularen T-12 und T-13:

• in einer einzigen Kopie aufbewahrt;
• öffnet 2-3 Tage vor Beginn des Abrechnungszeitraums;
• ohne Änderungen am Standardformular verwendet werden.

Außerdem wurden zwei Registrierungsverfahren eingeführt: kontinuierlich (alle Vorkommnisse und Nichterscheinen werden notiert) und mit Angabe von Abweichungen.

In der Tabelle selbst gibt es mehrere Unterschiede. In der Kopfzeile des Zeugnisses ist neben dem Namen der Organisation, der Struktureinheit und dem Wartungszeitraum auch deren Art mit einer Nummer anzugeben. Wenn der Stundennachweis „wie er ist“ ohne Änderungen übermittelt wird, wird er als primär bezeichnet und in dieser Spalte mit „0“ gekennzeichnet. Bei jeder weiteren Anpassung müssen Sie in der Reihenfolge die Änderungsnummer angeben.

Die ersten vier Spalten werden sofort ausgefüllt – das sind die vollständigen Namen der Mitarbeiter, Personalnummern und Positionen. Die folgenden Spalten werden im Laufe des Zeitraums ausgefüllt. Im oberen Teil der Spalten sind Abweichungen vom Betriebsmodus in Stunden (sofern vorhanden) angegeben, im unteren Teil befindet sich eine Buchstabenbezeichnung des Grundes für die Abweichung. In den Spalten 20 und 37 sind die Zwischen- bzw. Monatsergebnisse zusammengefasst.

In diesem Formular werden keine zusätzlichen Berechnungen bereitgestellt. Am Ende des Abrechnungszeitraums wird dieses Dokument an die Buchhaltung weitergeleitet, wo auf dieser Grundlage die Löhne für die Mitarbeiter der Haushaltsorganisation berechnet werden.

Die Liste der in diesem Arbeitszeitnachweis (Formular Nr. 0504421) verwendeten Symbole finden Sie in der Tabelle:

Indikatorname	Code
Wochenenden und arbeitsfreie Feiertage	IN
Nachtarbeit	N
Erledigung staatlicher Aufgaben	G
Regelmäßige und zusätzliche Feiertage	UM
Vorübergehende Behinderung, Behinderung aufgrund von Schwangerschaft und Geburt	B
Elternurlaub	ODER
Überstunden	MIT
Schulschwänzen	P
Abwesenheiten aus unbekannten Gründen (bis zur Klärung der Umstände)	NN
Abwesenheiten mit Genehmigung der Verwaltung	A
Studienwochenende	VU
Zusätzlicher Studienurlaub	Operationsverstärker
Vertretung in den Klassen 1 - 3	ZN
Vertretung in Horten	Gehalt
Vertretung in den Klassen 4 – 11	ZS
Arbeiten Sie an Wochenenden und arbeitsfreien Feiertagen	RP
Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden	F
Geschäftsreisen	ZU

Wie wird Urlaub bezeichnet?

Das Wort Urlaub in Personalangelegenheiten vereint viele Begriffe. Beginn und Ende des Mutterschaftsurlaubs. Viele junge Mütter werden anderer Meinung sein, aber das ist auch ein Urlaub, obwohl er zur Betreuung eines kleinen Kindes vorgesehen ist.

Jeder dieser Urlaube ist im Stundenzettel auf seine eigene Weise gekennzeichnet und es lohnt sich, den gängigsten Urlaubsarten und deren Eintragung besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Planmäßig

Auf der Grundlage der Urlaubsanordnung, die die Unterschrift des Urlaubers selbst enthalten muss, wird der Stundenzettel mit dem Code „OT“ gekennzeichnet, wenn es sich um den Haupturlaub handelt, bzw. mit dem Code „OD“, wenn es sich um einen Zusatzurlaub handelt.

Auf eigene Kosten

Es gibt Zeiten, in denen ein Mitarbeiter außerhalb seines regulären Zeitplans mehrere Urlaubstage nehmen muss. Die Gründe mögen unterschiedlich sein, aber es gibt nur eine Lösung: Urlaub ohne Bezahlung.

Die Gesetzgebung sieht mehrere Gründe für einen solchen Urlaub vor – eine Hochzeit, die Geburt eines Babys oder traurigere Ereignisse, wie den Tod eines nahen Verwandten. In diesen Fällen sollten Sie den Code „OZ“ eingeben.

Hat der Arbeitnehmer einen anderen Grund und erhält er im Einvernehmen mit dem Vorgesetzten Urlaub, so wird der Code „VOR“ verwendet. In beiden Fällen erfolgt die Markierung auf der Grundlage der entsprechenden, vom Arbeitnehmer unterzeichneten Bestellung.

Ausbildung

Die Kombination von Beruf und Studium ist heutzutage eher die Norm als die Ausnahme, und die Gesetzgebung in diesem Bereich unterstützt solche Arbeitnehmer durch die Garantie von Studienurlaub. Nachdem Sie den entsprechenden Antrag des Mitarbeiters angenommen und die vom Studenten unterzeichnete Bestellung erhalten haben, können Sie für die gesamte Dauer der Studienkarenz bedenkenlos den Code „U“ im Zeugnis ankreuzen.

Es ist zu beachten, dass, wenn ein Mitarbeiter während der nächsten Sitzung krank wird, dieser Urlaub nicht um die Dauer des Krankheitsurlaubs verlängert wird und der Code „B“ in diesem Fall nur in den Tagen nach dem Ende des Studienurlaubs eingegeben werden kann dass der Arbeitnehmer vor dem Ende des Urlaubs keine Zeit hatte, sich zu erholen, und eine Krankmeldung vorgelegt hat, die seine Abwesenheit nach dem Ende des Urlaubs bestätigt.

Für Schwangerschaft und Geburt

Solch eine glückliche Zeit für weibliche Arbeitnehmer sollte natürlich nicht durch Papierkram überschattet werden, daher wird der Mutterschaftsurlaub auf der Grundlage einer Krankenstandsbescheinigung gewährt, der Code im Zeugnis ist „P“. Derselbe Code wird im Falle der Adoption eines Neugeborenen verwendet.

Kinderbetreuung

Danach wird die Elternzeit vor Beginn angeordnet drei Jahre alt. Dieser Urlaub ist mit dem Code „OZH“ gekennzeichnet.

Die Arbeit mit Dokumenten ist immer eine verantwortungsvolle Aufgabe, aber die Kenntnis der Grundlagen des Ausfüllens von Arbeitszeitnachweisen erspart Ihnen Streitigkeiten bei der Gehaltsabrechnung und andere kleinere Probleme dieser Art.

Video - Stundenzettel erstellen und Löhne in 1C berechnen:

Ich habe zugestimmt
Hauptgeschäftsführer
OJSC „Unternehmen“
____________ P.P. Petrow

"___"___________ G.

Anleitung zur Erfassung der Arbeitszeitnutzung

1 Allgemeine Bestimmungen

1. Zur Erfassung der Arbeitszeitnutzung wird ein einheitliches Formular, das Arbeitszeitblatt T-13, verwendet.
2. Das Arbeitszeitblatt dient dazu, Daten über die geleistete Arbeitszeit zu erhalten, Löhne zu berechnen, statistische Berichte zu erstellen und die Einhaltung der festgelegten Arbeitszeiten durch die Mitarbeiter zu überwachen.
3. Verantwortlicher für die Führung des Stundenzettels (im Folgenden Stundenzettel genannt) ist der Personalinspektor der Personalabteilung (bei Abteilungen, in denen es einen hauptamtlichen Inspektor gibt). In Abteilungen, die nicht über einen hauptamtlichen Personalinspektor verfügen, ist für die Führung des Stundenzettels der Mitarbeiter der Abteilung verantwortlich, dem diese Aufgabe im Auftrag des Unternehmens übertragen wurde.
4. Im Falle der vorübergehenden Abwesenheit des Verantwortlichen für die Führung des Arbeitszeitnachweises bestimmt der Leiter der Struktureinheit den vorübergehend für die Führung des Arbeitszeitnachweises verantwortlichen Mitarbeiter in der für die Einheit geltenden Reihenfolge. Eine Kopie der Bestellung ist vom Leiter der Struktureinheit innerhalb von 2 Tagen bei der Personalabteilung einzureichen. Fehlt eine solche Anordnung in der Personalabteilung, liegt die Verantwortung für die Arbeitszeiterfassung und Führung der Arbeitszeitnachweise beim Leiter der Struktureinheit.
5. Die Person, die für die Richtigkeit und Zuverlässigkeit der im Stundenzettel eingetragenen Angaben über die Arbeitsdauer des Personals während des Arbeitstages verantwortlich ist (entsprechend den Betriebszeiten der jeweiligen Abteilung: von 7.30 bis 16.00 Uhr, von 8 -00 bis 17-00 usw.) Pflege der Arbeitszeitnachweise in der Abteilung. Für die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Erfassung der über die Normalarbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeiten (Überstunden, Wochenenden, Feiertage) sind die Leiter der jeweiligen Abteilungen verantwortlich.
6. Der Stundenzettel wird in einer Ausfertigung ausgefüllt und ist das Hauptdokument, auf dessen Grundlage die Löhne berechnet und Studienstipendien ausgezahlt werden. Ein vollständig ausgefüllter und unterschriebener Stundenzettel wird zusammen mit Belegen (Memos, Frachtbriefe usw.) vom Personalinspektor oder von der Person, die für die Führung des Stundenzettels in der Abteilung verantwortlich ist, ein Jahr lang aufbewahrt (für Betriebsleitungsabteilungen in der Personalverrechnungsbüro der Personalabteilung).

2 Regeln zum Ausfüllen des Stundenzettels

1. Der Einsatz der Arbeitszeit wird im Stundenzettel durch eine fortlaufende tägliche Erfassung der An- und Abwesenheiten vom Arbeitsplatz sowie der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit erfasst.
2. Um die Nutzung der Arbeitszeit für jeden Tag im Stundenzettel (im Formular T-13, Spalte 3) widerzuspiegeln, werden zwei Zeilen zugewiesen – eine zum Markieren der Symbole der Arten der aufgewendeten Arbeitszeit und die andere zum Erfassen der Anzahl der Stunden für sie. Alle notwendigen Informationen werden leserlich und nur in den entsprechenden Spalten der Tabelle eingetragen.
3. In der Symbolzeile für Arbeitszeitkosten müssen Symbole entsprechend dem Antrag geschrieben werden.
4. Vermerke im Zeugnis über die Gründe der Abwesenheit vom Arbeitsplatz, über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, über geleistete Überstunden oder sonstige Abweichungen von den normalen Arbeitsbedingungen dürfen nur auf der Grundlage entsprechend erstellter Unterlagen (Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit) erfolgen Arbeit, Notiz des Vorarbeiters, Abteilungsleiters über den Weg zur Arbeit am Wochenende, Überstunden, Bewerbung usw.).
5. Abwesenheit des Arbeitnehmers aus unbekannten Gründen. Wenn ein Mitarbeiter nicht erscheint und der Grund für die Abwesenheit nicht genau festgestellt werden kann (Krankmeldung wurde nicht eingereicht usw.), ist es zulässig, im Stundenzettel in der Symbolzeile mit Bleistift das Zeichen „· ” mit Bleistift bis zur Klärung der Abwesenheitsgründe und in der Zeile zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ein Bindestrich. Vor der Abgabe des Zeugnisses (am Ende des Monats) müssen alle „·“-Zeichen durch den Abwesenheitsgrundcode ersetzt oder der Code NN (unbekannte Abwesenheitsgründe) eingegeben werden.
6. Freizeit. Im Falle einer Abwesenheit eines Arbeitnehmers aufgrund der Gewährung von Freizeit (ganzer Tag) für die zuvor geleistete Arbeitszeit sollte am Tag der Abwesenheit im Stundenzettel der Code „NV“ (zusätzlicher unbezahlter freier Tag) in der Zeile erscheinen Symbole und ein Strich in der Zeile der geleisteten Arbeitsstunden.
Wenn für einen ganzen Arbeitstag (Teilzeit, Stunden) keine Freistellung gewährt wird, sollte in der Symbolzeile des Stundenzettels der Code „I“ erscheinen und die an einem bestimmten Tag tatsächlich geleisteten Stunden angegeben werden die Linie der geleisteten Arbeitsstunden. Grundlage für die Gewährung von Freistellungen und entsprechende Eintragungen im Stundenzettel ist ein Antrag des Arbeitnehmers unter Angabe des Zeitpunkts (Datums) der Freistellung und der bisher geleisteten Arbeitszeit, der Antrag muss von der Abteilungsleitung bestätigt und eingereicht werden der Personalinspektor oder die Person, die für die Führung des Stundenzettels verantwortlich ist.
7. In anderen Fällen, in denen der Abteilungsleiter beschließt, dem Arbeitnehmer zusätzliche Ruhezeit mit anschließender Arbeit zu einem anderen Zeitpunkt zu gewähren, wird das Zeugnis mit „I“ (wenn der Arbeitnehmer mindestens 1 Stunde gearbeitet hat) und dem Vermerk versehen Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden oder der Code „DD“ (bei Abwesenheit des Arbeitnehmers in Vollzeit). Grundlage ist ein Vermerk des Leiters der Struktureinheit mit Angabe der Mitarbeiterliste und der Dauer der zusätzlichen Ruhezeit (ganztägig, Stunden).
8. Abrechnung von Überstunden.
Bei Überstunden wird in der ersten Zeile der Buchstabenbezeichnungen des Stundenzettels „I + SV“ eingetragen. Geleistete Überstunden werden zusätzlich zur Hauptzeit mit einem „+“-Zeichen eingetragen, zum Beispiel 8+1, 8+2.
Grundlage für die Aufnahme in den Stundenzettel ist ein amtlicher Bericht des Werkstattleiters (Vorarbeiter, Bereichsleiter) mit Auflistung und Angabe der genauen Dauer der Überstunden.
Daten zu Überstunden müssen vom Abteilungsleiter spätestens am nächsten Tag an den Verantwortlichen für die Führung des Stundenzettels übermittelt werden. Die für die Führung des Stundenzettels verantwortliche Person ist verpflichtet, spätestens am nächsten Tag nach dem Meldetag Angaben zu Überstunden in den Stundenzettel einzutragen.
Wenn die Anzahl der Überstunden 25 % übersteigt, ist die für die Führung der Arbeitszeitnachweise verantwortliche Person verpflichtet, dies dem stellvertretenden Wirtschaftsdirektor – dem Leiter des PEO und dem Leiter der Personalabteilung – schriftlich mitzuteilen.

9. Abrechnung der Arbeit an Wochenenden und Feiertagen

Der Einsatz des Personals für Arbeiten an Wochenenden und Feiertagen sollte in der folgenden Reihenfolge erfolgen:
- die Beschäftigung eines Arbeitnehmers über die normale Dauer hinaus mit schriftlicher Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgt;
— Behinderte und Frauen mit Kindern unter drei Jahren müssen schriftlich über ihr Recht informiert werden, eine Arbeit über die normale Arbeitszeit hinaus zu verweigern;
— Es ist nicht gestattet, schwangere Frauen oder Arbeitnehmer unter 18 Jahren einzustellen;
— Die Liste der Arbeitnehmer, die an Wochenenden und Feiertagen arbeiten, muss mit dem Geschäftsführer des Unternehmens vereinbart werden und ist eine obligatorische Anlage zur Verordnung über die Organisation der Arbeit an Wochenenden und Feiertagen.

Kopien der Liste der an Wochenenden oder Feiertagen beschäftigten Arbeitnehmer sind vom Referatsleiter spätestens 16-30 Uhr des Arbeitstages am Vorabend des Wochenendes oder Feiertags beim Leiter der Personalabteilung einzureichen.

Die Eintragung in das Zeugnis über die Arbeit am freien Tag erfolgt auf Basis der Abteilungsleiterlisten (Formular in Anlage 3). Listen von Arbeitnehmern, die an einem Wochenende oder Feiertag zur Arbeit gegangen sind, sind am nächsten Werktag an den Verantwortlichen für die Führung des Stundenzettels zu übergeben. Der Verantwortliche für die Führung des Stundenzettels ist verpflichtet, diese Angaben spätestens am ersten Werktag nach der Abwesenheit des Arbeitnehmers an Wochenenden und Feiertagen in den Stundenzettel einzutragen.
Die Anmeldung für Arbeiten an Wochenenden und Feiertagen erfolgt durch allgemeine Regeln(In der Symbolzeile steht der Code „РВ“, in der unteren Zeile die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden). Aus Gründen der Übersichtlichkeit ist es erlaubt, Ausgänge an Wochenenden und Feiertagen mit roter, grüner usw. Paste hervorzuheben. Farben.
Bei Arbeiten mit der Bedingung einer nachträglichen Freistellung werden die geleisteten Überstunden am Arbeitstag in die Stundentabelle eingetragen (bei Arbeiten am Wochenende oder Feiertag wird die Anwesenheit angegeben). Grundlage ist ein schriftlicher Antrag des Arbeitnehmers mit Angabe des Zeitpunkts (Datums) und der Anzahl der Arbeitsstunden mit anschließender Gewährung von Freistellung, der vom Abteilungsleiter zu bestätigen und dem Personalinspektor oder der Person zur Aufbewahrung zu übergeben ist; ist für die Führung des Stundenzettels verantwortlich.
Arbeit an einem freien Tag wird mit einem einzigen Satz vergütet (innerhalb der monatlichen Arbeitszeitgrenze), jedoch mit dem doppelten Satz, wenn die Arbeit über den monatlichen Satz hinaus geleistet wurde.

10. Abrechnung der Nachtarbeit
Gemäß der Arbeitsgesetzgebung (Artikel 96 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation) ist die Nachtzeit die Zeit von 22 Uhr bis 6 Uhr. Bei Nachtarbeit steht in der Symbolzeile „N“ (bei Fortsetzung der Tagschicht „Ya+N“ oder „N+Ya“), in der unteren Zeile die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden ( entsprechend den Buchstabenbezeichnungen).

11. Geschäftsreisen
Daten zu Dienstreisen werden gemäß den „Hinweisen zum Verfahren zur Erstellung von Dokumenten für die Zahlung von Wochenenden und Feiertagen während des Zeitraums“ erfasst Geschäftsreise im Unternehmen. Für den gesamten Zeitraum der Dienstreise, einschließlich der Wochenenden, wird in der obersten Zeile der Buchstabenbezeichnungen „K“ eingetragen. Die Dauer der Dienstreise wird anhand der entsprechenden Unterlagen (Frachtbrief, Reisebescheinigung etc.) in den Stundenzettel eingetragen.

12. Reflexion im Mitarbeiterversetzungszeugnis
12.1 Vorübergehender Transfer innerhalb der Einheit
Eine vorübergehende Versetzung innerhalb einer Abteilung (Arbeitsbereichswechsel) erfolgt nur auf Anordnung des Vorgesetzten mit persönlicher Zustimmung der Mitarbeiter. Der Verantwortliche für die Führung des Stundenzettels ist aufgrund einer Anordnung entsprechend der tatsächlichen Anwesenheit am Arbeitsplatz verpflichtet, die Versetzung von Arbeitnehmern im Stundenzettel abzubilden, indem er die Versetzung vermerkt und einen Nachtrag zum Stundenzettel erstellt .
12.2 Übergabe zwischen Abteilungen.
Auch eine vorübergehende Versetzung zwischen Abteilungen erfolgt nur auf der Grundlage einer schriftlichen Anordnung des Betriebsleiters (bzw. seines Stellvertreters für diesen Dienst) mit schriftlicher Zustimmung der Arbeitnehmer. Der Verantwortliche für die Führung des Stundenzettels in der Abteilung, von der die Versetzung erfolgt ist, ist verpflichtet, im Falle einer Abwesenheit auf dem Stundenzettel einen Vermerk über die Versetzung des Arbeitnehmers zu vermerken und den Leiter der Abteilung, in die die Versetzung erfolgte, schriftlich zu benachrichtigen wurde auf die Notwendigkeit hingewiesen, die Arbeitszeiten der übertragenen Mitarbeiter im Auge zu behalten.

13. Am Ende des Monats müssen in der Arbeitszeittabelle die zusammenfassenden Spalten „Arbeitszeit“ (Tage, Stunden) und „Nichterscheinen aus Gründen“ (Nichterscheinencode, Tage (Stunden)) ausgefüllt werden.
Die Summe der in den Zusammenfassungsspalten eingegebenen Tage muss der Anzahl der Tage im Berichtsmonat entsprechen.

14. Es ist nicht erlaubt:
— rückwirkende Eintragungen in die Arbeitszeittabelle vornehmen;
— Eintragung in die Tabelle von Symbolen, die nicht in der Liste von Anhang A vorgesehen sind (Punkte, Bindestriche, unabhängige Abkürzungen);
— Eingabe von Daten über Arbeiten, die nicht durch entsprechende Dokumente bestätigt sind;
- nachlässige und unleserliche Notizen.

15. Der ausgefüllte Stundenzettel zur Erfassung der Arbeitszeitnutzung ist von der für die Führung des Stundenzettels verantwortlichen Person, dem Leiter der Struktureinheit, zu unterzeichnen.

16. Zur Kontrolle der Richtigkeit der Ausfüllung wird der Stundenzettel wöchentlich überprüft und bei fehlenden Bemerkungen vom Leiter der Struktureinheit (Unterschrift, Abschrift der Unterschrift, Datum), vom Ingenieur für Organisation und Arbeit unterzeichnet Standards und monatlich vom Leiter der Personalbuchhaltung.

3 Überwachung der Korrektheit der Arbeitszeiterfassung

1. Die Kontrolle der Gültigkeit der Eingabe von Arbeitsdaten in das Arbeitszeitblatt erfolgt durch OK- und PEO-Mitarbeiter, die das Recht haben, die Anwesenheit von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz (Beginn, Ende der Arbeit) stichprobenartig zu kontrollieren.
2. Bei der Überwachung der Anwesenheit von Arbeitnehmern an Wochenenden und arbeitsfreien Feiertagen können bei Bedarf Sicherheitsbeamte in die Inspektion einbezogen werden (zur Kontrolle des Zeitpunkts der Ausreise der Arbeitnehmer aus dem Betriebsgebiet gemäß der Liste der beteiligten Arbeitnehmer). Arbeit an einem freien Tag vor dem geplanten Arbeitsende).

4 Verantwortung

1. Der Personalinspektor der Personalabteilung bzw. der für die Führung des Stundenzettels verantwortliche Mitarbeiter ist persönlich verantwortlich für:
- für die Zuverlässigkeit und Gültigkeit der im Stundenzettel enthaltenen Informationen, nämlich: zu Beginn und am Ende der Arbeitsschicht persönlich die Anwesenheit der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz überprüfen;
— für die Einhaltung aller Anforderungen zum Ausfüllen eines Stundenzettels gemäß der „Anleitung zur Erfassung der Arbeitszeitnutzung“;
— für die rechtzeitige Übermittlung von Informationen über die geleistete Arbeitszeit:
» bis zum 2. Tag des auf den Berichtsmonat folgenden Monats Informationen über Abweichungen an die IT-Abteilung übermitteln, die für die Lohnberechnung erforderlich sind;
» bis zum 2. Tag des auf den Berichtsmonat folgenden Monats dem Personalschulungsingenieur der Personalabteilung einen Auszug aus dem Stundenzettel für Mitarbeiter im Studentenstatus vorlegen, der für die Berechnung der Studentenstipendien erforderlich ist;
» Spätestens am 10. Tag des auf den Berichtsmonat folgenden Monats ist bei der Personalbuchhaltung der Personalabteilung eine Arbeitszeittabelle für Arbeitnehmer einzureichen, die in Beschäftigungsverhältnissen beschäftigt sind, die Anspruch auf eine Vorzugsrente begründen. Der Stundenzettelantrag wird gemäß den allgemeinen Anforderungen an die Führung von Stundenzetteln erstellt

2. Abteilungsleiter sind verantwortlich:
— für die Zuverlässigkeit der bereitgestellten Informationen über Abgänge und Abwesenheiten außerhalb der Arbeitszeit (Überstunden, Wochenenden und Feiertage);
— um den Verantwortlichen für die Führung der Arbeitszeitnachweise unverzüglich über Abweichungen in der Arbeitsdauer des untergeordneten Personals zu informieren (Erlaubnis, die Arbeit vor Schichtende zu beenden, die Arbeit zu unterbrechen usw.);
— für die rechtzeitige Bereitstellung einer Liste der Arbeitnehmer, die an Wochenenden und Feiertagen zur Arbeit gehen;
— für die Übereinstimmung des Verfahrens zur Gewinnung von Arbeitnehmern zur Arbeit an Wochenenden und Feiertagen mit der geltenden Arbeitsgesetzgebung.

3. Die Personalabteilung ist dafür verantwortlich, die Kontrolle über die Gültigkeit der Eingabe von Informationen in die Arbeitszeittabelle sicherzustellen.

Leiter der Personalabteilung

Leiter PEO

Leiter der Rechtsabteilung

Geschäftsführender Direktor

Leiter Sicherheit

Basierend auf Art. 91 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation müssen alle Arbeitgeber kontrollieren, wie viele Stunden jeder ihrer Untergebenen tatsächlich gearbeitet hat. Mit Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 wurde ein Sonderformular „Arbeitszeitnachweis“ genehmigt.

Sie lernen:

• So führen Sie eine Arbeitszeittabelle im Jahr 2018.
• Welche Bezeichnungen werden verwendet.
• So füllen Sie einen Stundenzettel aus, wenn Sie Teilzeit arbeiten.
• Wie werden Urlaubstage im Arbeitszeitnachweis vermerkt?
• So vermerken Sie Urlaubstage auf einem Stundenzettel.
• So geben Sie Krankheitstage in einer Arbeitszeittabelle korrekt an.
• Welche Fragen haben Personalverantwortliche beim Ausfüllen von Arbeitszeitnachweisen?
• Was sind die häufigsten Fehler, die Personalverantwortliche bei der Führung von Arbeitszeitnachweisen machen?

So führen Sie eine Arbeitszeittabelle im Jahr 2018

Der Stundennachweis ist eines der wichtigsten Personaldokumente. Dort werden täglich alle Schichten und geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter erfasst und auf der Grundlage dieses Dokuments jeden Monat die Gehälter berechnet. Darüber hinaus wird die Arbeitszeittabelle zur Erstellung statistischer Arbeitsberichte und anderer analytischer Dokumente verwendet.

Artikel 91 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation besagt, dass es der Arbeitgeber ist, der eine Arbeitszeittabelle führen muss. Dabei spielt es keine Rolle, in welche Richtung das Unternehmen operiert oder welche Eigentumsform es hat. Die Arbeitszeittabelle spiegelt die Anzahl der vom Personal geleisteten Stunden und Tage (Schichten) wider. Das Stundenzettelformular kann entweder in Papierform oder elektronisch sein.

Laden Sie den Stundenzettel herunter

Die im Abrechnungsblatt enthaltenen Informationen müssen beglaubigt sein. Daher sollten vor einer vollständigen Umstellung auf die elektronische Buchhaltung elektronische Signaturen verantwortlicher Mitarbeiter ausgestellt werden: des Leiters der Strukturabteilung, eines Personalspezialisten und eines Zeitnehmers.

Im Jahr 2018 werden zur Erfassung der Arbeitszeit die einheitlichen Formulare T-12 oder T-13 verwendet, die durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands genehmigt wurden.

Die Formen unterscheiden sich voneinander. T-12 ist eine universelle Option, die nicht nur zur Erfassung der Arbeitszeit, sondern auch zur Berechnung und Berechnung von Gehältern für Personal verwendet wird. Geben Sie beim Ausfüllen des Abschnitts „Abrechnungen mit Personal für Löhne“ die Codes der Zahlungsart im Zeugnis im Formular T-12 ein.

Zur Erfassung der Arbeitszeiten wird ein Stundenzettel im Formular T-13 geführt, wenn das Unternehmen über ein automatisches System (Drehkreuz) zur Erfassung von An- und Nichterscheinen verfügt.

Der Arbeitgeber hat das Recht, eigene Formulare zu verwenden, die für ähnliche Zwecke bestimmt sind.

Wichtig: Nur gewerbliche Unternehmen haben das Recht, Rechnungslegungsformulare selbstständig zu entwickeln. Staatliche und Haushaltsorganisationen verwenden das Standardformular Nr. 0504421 (gemäß der Verordnung Nr. 52n des Finanzministeriums Russlands vom 30. März 2015, die auch Richtlinien für das korrekte Ausfüllen des Formulars enthält).

Wenn es sich um ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern handelt, können wir eine gemeinsame Arbeitszeittabelle verwenden. Handelt es sich um ein Großunternehmen, wird in der Regel für jede Struktureinheit ein eigenes Abrechnungsblatt erstellt. Es wird von dem für die Arbeitszeiterfassung zuständigen Mitarbeiter (Zeitnehmer), einem Buchhalter, einer Fachkraft der Personalabteilung oder einem anderen Beamten erstellt.

Um die Arbeitszeit automatisch zu berücksichtigen, verwenden Sie das Formular T-13, das nur aus einem Abschnitt besteht.

Laden Sie ein Beispiel-Stundenzettel im T-13-Format herunter

Beim Erstellen einer Arbeitszeittabelle müssen Sie alle festgelegten Regeln befolgen. Das Formular, das das Unternehmen nach einem vorgegebenen Formular erstellt hat, kann um die erforderlichen Angaben ergänzt werden – dies bestimmt der Arbeitgeber. Die Hauptbedingung ist das Vorhandensein zwingender Angaben, nämlich:

• Datum der Erstellung und Titel des Dokuments;
• der vollständige Name des Unternehmens und seiner Strukturaufteilung;
• Einheiten, in denen die von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit gemessen wird;
• Positionen, vollständige Namen und persönliche Unterschriften der Mitarbeiter, die Aufzeichnungen führen.

Test und Planer, mit dem Sie alles in einem halben Tag erledigen können

Ein Gazprom-Berater erläuterte den Redakteuren der Zeitschrift „Commercial Director“ ausführlich, wie sie alle Angelegenheiten doppelt so schnell erledigen können. Mithilfe des Tests können Sie überprüfen, wie Sie mit der Zeit umgehen, und der automatisierte Planer hilft Ihnen, Ihre Aufgaben schnell zu erledigen.

Welche Bezeichnungen werden im Stundenzettel verwendet?

An Titelblatt Das einheitliche Formular bietet eine detaillierte Liste der Symbole, die beim Ausfüllen des Stundenzettels verwendet werden. Die gebräuchlichsten digitalen Codes bzw. ihre alphabetischen Gegenstücke sind:

• 01 (I) - tagsüber arbeiten;
• 02 (N) - Nachtarbeit;
• 03 (RV) – Arbeit an Wochenenden und arbeitsfreien Feiertagen;
• 04 (C) – Überstunden;
• 05 (VM) – Rotationsmethode;
• 06 (K) - ;
• 07 (PC) - Fortbildung mit Produktionspause;
• 08 (PM) - Fortbildung mit Trennung von der Produktion in einem anderen Bereich;
• 09 (OT) – jährlicher bezahlter Grundurlaub;
• 10 (OD) – jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub;
• 11 (U) - bezahlter Studienurlaub (angegeben im Stundenzettel für Arbeitnehmer, die im Jahr 2018 Arbeit und Studium kombinieren);
• 12 (UW) - verkürzte Arbeitszeit für berufsbegleitende Arbeitnehmer mit teilweisem Gehaltserhalt;
• 13 (UD) – unbezahlter Studienurlaub;
• 14 (P) – Mutterschaftsurlaub oder im Zusammenhang mit der Adoption eines Neugeborenen;
• 15 (ABl.) – Urlaub zur Betreuung eines Kindes bis zu drei Jahren;
• 16 (DO) – unbezahlter Urlaub, der dem Arbeitnehmer mit Zustimmung des Arbeitgebers gewährt wird;
• 17 (OZ) – unbezahlter Urlaub, gewährt in den gesetzlich vorgesehenen Fällen;
• 18 (DB) – unbezahlter zusätzlicher Jahresurlaub;
• 19 (B) - vorübergehende Erwerbsunfähigkeit mit Leistungszuweisung (Krankheitsurlaub);
• 20 (T) – vorübergehende Erwerbsunfähigkeit ohne Leistungen;
• 24 (PR) - Fehlzeiten;
• 26 (B) – arbeitsfreier Tag oder arbeitsfreier Feiertag;
• 30 (NN) - Abwesenheit vom Arbeitsplatz aus unbekannten Gründen.

Der Code „30“ wird gesetzt, bis die Gründe für die Abwesenheit des Arbeitnehmers vom Arbeitsplatz geklärt sind. Wenn beispielsweise bekannt wird, dass ein Mitarbeiter krank ist und dies durch ein Attest einer medizinischen Einrichtung bestätigt wird, wird der Code „30“ oder „NN“ in „19“ oder „B“ geändert.

Verfügt ein Unternehmen nicht über eine ausreichende Standardliste von Codes, um die Produktionssituation abzubilden, hat es das Recht, jederzeit Ergänzungen vorzunehmen. Es wird ein Auftrag zur Konsolidierung der Anpassungen erteilt. Dies sieht das „Verfahren zur Verwendung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation“ vor, das durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 24. März 1999 Nr. 20 genehmigt wurde.

Laden Sie einen Musterauftrag für die Einführung neuer Bezeichnungen im Arbeitszeitblatt herunter

Korrekte Führung der Arbeitszeitnachweise

Stundenzettel können auf zwei Arten verwaltet werden:

• Methode der kontinuierlichen Erfassung der Anwesenheit und Abwesenheit vom Arbeitsplatz;
• Registrierung verschiedener Abweichungen.

Die Wahl der Methode hängt vom Arbeitsplan ab. Das System zur Führung von Arbeitszeitnachweisen wird bei der Festlegung der Rechnungslegungsgrundsätze des Unternehmens festgelegt, die durch eine Anordnung der Geschäftsführung geregelt werden. Die Buchhaltungsrichtlinie legt fest, wie lange der Stundenzettel der Buchhaltung vorgelegt werden muss.

Wenn der Stundenzettel geführt wird Verfahren zur kontinuierlichen Erfassung von An- und Abwesenheiten, dann werden die Kalendertage des Monats in separaten Zellen im Dokument markiert. Es ist zwingend erforderlich, An- und Abwesenheitscodes einzugeben, unter denen die Gesamtzahl der vom Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden angegeben wird.

Falls verwendet Methode zur Aufzeichnung von Abweichungen, das Dokument spiegelt nur Abweichungen von den festgelegten Arbeitszeiten wider (sofern diese erfasst werden). Es erfasst Abwesenheiten, Verspätungen und Überstunden. Abwesenheiten werden immer in Tagen gezählt. In der obersten Zeile erfassen die Spalten den Symbolcode. Die unteren Spalten sind nicht ausgefüllt.

Bei unveränderter Tages- und Schichtlänge werden nur Abweichungen von der Standardzeit (Nichterscheinen, Verspätung) erfasst. Bei normaler Arbeitszeit können nur Abwesenheiten vom Arbeitsplatz erfasst werden.

Wenn ein Mitarbeiter intern arbeitet, werden ihm zwei Personalnummern zugewiesen und er wird zweimal im Dokument erfasst – als Teilzeitbeschäftigter und als Hauptmitarbeiter. Schauen wir uns das korrekte Ausfüllen des Arbeitszeitnachweises am Beispiel des Abschnitts 1 „Arbeitszeiterfassung“ des Formulars Nr. T-12 an.

Verwenden Sie beim Ausfüllen des Stundenzettels digitale oder ähnliche Buchstabencodes. Bitte beachten Sie, dass verschiedene Unternehmen Arbeitszeittabellen nach unterschiedlichen Regeln führen können.

Beispiel für die Führung eines Stundenzettels:

• Mitarbeiternummer im Auftrag (1);
• Vollständiger Name, Position oder Fachgebiet (2);
• Personalnummer (3).

In den Spalten 4 und 6 gibt es Zeilen, in denen Sie angeben müssen, wie viel Zeit jeder Mitarbeiter im Monat täglich arbeitet. Geben Sie in der obersten Zeile den Code für die an einem bestimmten Datum verbrachte Zeit ein (4). Das Endergebnis gibt die Dauer der geleisteten oder nicht geleisteten Arbeitszeit in Stunden oder Minuten wieder (5). Erhöhen Sie bei Bedarf die Anzahl der Spalten für zusätzliche Details entsprechend dem Zeitmodus. Geben Sie in den oberen Zeilen 5 und 7 die Anzahl der geleisteten Arbeitstage (6) und in den unteren Zeilen die Gesamtzahl der in einem halben Monat geleisteten Arbeitsstunden (7) ein.

Basierend auf den Ergebnissen jedes Monats gibt der Mitarbeiter die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitstage (8), die Zahl der Stunden (9) und die Gesamtzahl der freien Tage bzw. Feiertage (10) ein. Anschließend wird ermittelt, wie viele Überstunden der Mitarbeiter geleistet hat (11). Es ist besser, den Abrechnungsbogen in der gleichen Reihenfolge auszufüllen, um keine Fehler zu machen.

Zu den Nachtstunden gehört der Zeitraum von 22:00 bis 6:00 Uhr. Berechnen Sie, wie viele Nachtstunden der Arbeitnehmer im Abrechnungszeitraum gearbeitet hat, und tragen Sie die resultierende Zahl in Spalte 11 (12) ein. Beachten Sie gleichzeitig die Anzahl der an Wochenenden oder Feiertagen geleisteten Arbeitsstunden (sofern die Arbeitszeit darauf fiel (13).

Geben Sie in Spalte 14 alle Abwesenheiten an. Geben Sie in der oberen Zeile die Anzahl der Tage (14) und in der unteren Zeile die Anzahl der nicht gearbeiteten Stunden (15) ein. Geben Sie in Spalte 15 den Code (16) und in Spalte 16 die Anzahl der Tage und Stunden der Abwesenheit unter Angabe des Codes (17) ein. Anschließend müssen der Verantwortliche für das Ausfüllen des Stundenzettels (18), der Abteilungsleiter (19) und der HR-Mitarbeiter den Stundenzettel unterzeichnen. Obligatorische Angaben sind die Namen der Positionen dieser Personen und deren persönliche Unterschriften bei Zeugnissen.

Nach diesen Vorgängen übergibt die für die Pflege des Stundenzettels verantwortliche Person das Dokument an die Buchhaltung. Anhand des Stundenzettels werden die Gehälter der Mitarbeiter berechnet und ausgezahlt.

Wichtig! Grundlage für die Aufnahme bzw. den Ausschluss eines Mitarbeiters aus der Arbeitszeittabelle müssen Personalakten sein, beispielsweise ein Kündigungs-, Einstellungs- oder Arbeitsvertrag. Eine zwingende Voraussetzung ist der dokumentarische Nachweis der Notizen, aus denen die Gründe für die Nichteinhaltung der Regelung hervorgehen.

Grundlage für die Anbringung einer Note können eine Anordnung, eine Krankenstandsbescheinigung, eine Bescheinigung über die Fertigstellung staatlicher oder öffentlicher Arbeiten, Warnungen vor Ausfallzeiten usw. sein. Das Zeugnis sollte keine Noten über die Erbringung zivilrechtlicher Dienstleistungen enthalten Verträge.

• 10 Tipps zum Management von Vertriebsmitarbeitern

So füllen Sie einen Stundenzettel für einen Teilzeitbeschäftigten aus

Die von Teilzeitbeschäftigten geleistete Arbeitszeit wird nach den allgemeinen Regeln im Stundenzettel erfasst. Die Anzahl der Arbeitsstunden eines Teilzeitbeschäftigten an einem bestimmten Tag wird in den Zellen mit den entsprechenden Daten angezeigt. Wochenenden sind mit dem Code „B“ gekennzeichnet, Urlaubstage mit dem Vermerk „VON“, durch Dokumente bestätigte Krankheitstage mit dem Code „B“.

Der Stundenzettel eines Teilzeitbeschäftigten wird nach besonderen Regeln erstellt. Es ist bekannt, dass die russische Gesetzgebung es Teilzeitbeschäftigten verbietet, mehr als halbtags in einer Einrichtung zu arbeiten. Das heißt, ein Teilzeitbeschäftigter muss im Vergleich zu anderen Arbeitnehmern weniger arbeiten.

Wenn das Unternehmen eine Standardarbeitswoche mit fünf Tagen hat, hat ein Teilzeitbeschäftigter an jedem Arbeitstag das Recht, 4 Stunden zu arbeiten. Bei einem rotierenden oder rotierenden Zeitplan kann es sein, dass er jeden Tag eine unterschiedliche Anzahl von Stunden arbeitet. Hauptsache, die allgemeine Belastungsnorm wird nicht überschritten.

Lassen Sie uns auf die Regeln zum Ausfüllen des Abrechnungsblatts für einen Teilzeitbeschäftigten eingehen.

1. Die von Teilzeitbeschäftigten geleistete Arbeitszeit wird nach den gleichen Regeln wie bei regulären Arbeitnehmern im Stundenzettel erfasst. Nach den gleichen Vorgaben werden Stundennachweise (in Excel oder einem anderen Programm) erstellt.
2. Ein Teilzeitbeschäftigter kann nicht mehr arbeiten, als sein Arbeitspensum zulässt.
3. An verschiedenen Arbeitstagen hat ein Arbeitnehmer das Recht, unterschiedlich viele Stunden zu arbeiten – alles hängt vom Zeitplan sowohl am Neben- als auch am Hauptarbeitsplatz ab.
4. Wenn ein Teilzeitbeschäftigter an einem Tag nicht an seinem Hauptarbeitsplatz arbeitet, hat er das Recht, als Teilzeitbeschäftigter in Vollzeit zu arbeiten (ohne die allgemeine Regelarbeitszeit zu überschreiten).

Die Anrechnung der geleisteten Arbeitszeit sowohl interner als auch externer Teilzeitkräfte erfolgt nach allgemeinen Regeln. Der einzige Unterschied besteht in der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Es gibt jedoch Unterschiede zwischen der Abrechnung der Arbeitszeit interner und externer Teilzeitkräfte.

Wir wissen, dass ein externer Teilzeitmitarbeiter ein Mitarbeiter ist, dessen Hauptarbeitsplatz eine andere Organisation ist. Das heißt, der Stundenzettel für ihn sollte nur eine Zeile enthalten – die Position, die der Teilzeitbeschäftigte in diesem Unternehmen innehat.

Ein interner Teilzeitmitarbeiter ist ein Mitarbeiter, der zwei Positionen in derselben Einrichtung innehat. Dementsprechend wird seine Arbeitszeit für die eine und die zweite Position im selben Abrechnungsblatt erfasst. Wichtig ist, dass die geleistete Arbeitszeit für jede Position separat berücksichtigt wird. Es ist verboten, Teilzeitarbeitsstunden zusammenzurechnen. Das Stundenzettel enthält separate Spalten mit dem Code „SV“.

Im Folgenden geben wir Beispiele für Teilzeitarbeit mit einer Fünf-Tage-Woche für externe Teilzeitkräfte, Standardarbeit für interne Teilzeitkräfte sowie interne Teilzeitarbeit mit einer Fünf-Tage-Woche für die Hauptposition und ein gleitender Zeitplan für eine zusätzliche Position.

Das Verfahren zur Erfassung der Arbeitszeit eines externen Teilzeitbeschäftigten (Petrova D. A., Buchhalterin) bei Teilzeitbeschäftigung auf Fünf-Tage-Basis:

Vollständiger Name, Position

Personalnummer

Vollendet

Ivanova E. S. Sekretärin

Petrova D. A., Buchhalterin

Das Verfahren zur Erfassung der Arbeitszeit eines internen Teilzeitbeschäftigten bei einer Fünf-Tage-Woche für die Hauptstelle und einem gleitenden Zeitplan für die Nebenstelle:

Vollständiger Name, Position

Personalnummer

Anwesenheits- und Arbeitszeitaufzeichnungen

Vollendet

Mamedova E. A., Verfahrenskrankenschwester, Wachschwester

Das Verfahren zur Erfassung der Arbeitszeit eines internen Teilzeitbeschäftigten auf Fünf-Tage-Basis:

Vollständiger Name, Position

Personalnummer

Anwesenheits- und Arbeitszeitaufzeichnungen

Vollendet

Mamedova E. A., Sekretärin, Inspektorin der Personalabteilung

So spiegeln Sie den Urlaub auf einer Arbeitszeittabelle wider

Informationen über tatsächlich geleistete Arbeits- und Ruhezeiten können in Standardstundenzetteln sowie in vom Arbeitgeber selbst erstellten Dokumenten vermerkt werden.

In der Regel nutzen HR-Spezialisten vorgefertigte Formulare. Dafür gibt es mehrere Gründe: Sie sind am bequemsten zu verwenden, sie müssen nicht gesondert genehmigt und vereinbart werden und bei Inspektionen stellen die GIT-Inspektoren keine Fragen dazu. Zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit können Sie die Formulare T-12, T-13 oder OKUD 0504421 „Ticket zur Erfassung der Arbeitszeitnutzung“ verwenden. Zur Berechnung des Lohns für die geleistete Arbeitszeit ist das Formular T-12 erforderlich.

Im Stundenzettel werden Informationen über die An- und Abwesenheit des Mitarbeiters vom Arbeitsplatz sowie die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden erfasst. An- und Abwesenheiten einer Fachkraft werden getrennt klassifiziert (Nachtarbeit, Wochenendarbeit, Urlaub auf eigene Kosten etc.), da die Höhe seines Gehalts direkt von der Art der geleisteten Arbeitszeit sowie dem Grund der Abwesenheit vom Arbeitsplatz abhängt .

Ein separater dafür verantwortlicher Mitarbeiter, zum Beispiel ein Zeitnehmer, Personalfachmann oder Buchhalter, kann Arbeitsstunden und Urlaube im Stundenzettel erfassen. Diese Verantwortung muss im Arbeitsvertrag mit dem jeweiligen Arbeitnehmer festgelegt werden. Sie können auch einen Auftrag zur Ernennung eines Sachbearbeiters erteilen, der für die Führung von Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Die Formulare T-12 und T-13 sind Tabellen, in denen jede Zeile einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet ist. Die Spalten dienen der Eingabe von Daten. In der entsprechenden Zelle wird für jeden Tag ein Code aus Buchstaben und Zahlen eingetragen, der die Art der Arbeits- oder Nichtarbeitszeit widerspiegelt. Geben Sie in der Zelle unten genau an, wie viele Stunden der Mitarbeiter gearbeitet hat.

Konventionen zur Abbildung des Urlaubs im Stundenzettel:

Alle Mitarbeiter haben Anspruch auf eine Jahresvergütung bezahlter Urlaub von mindestens 28 Jahren Kalendertage. Die Bereitstellung erfolgt jedes Jahr nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ (mit Ausnahme einiger Mitarbeiterkategorien, die das Recht haben, die Termine nach eigenem Ermessen zu wählen). In einigen Situationen wird der Urlaub bei Einigung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Teile geteilt oder auf das nächste Jahr verschoben.

Obwohl der Zeitplan immer im Voraus erstellt wird (zwei Wochen vor dem neuen Kalenderjahr), sollten Urlaubstage nicht im Voraus im Stundenzettel angegeben werden. Verlässt ein Mitarbeiter den Urlaub vorzeitig oder wird er krank, muss die Arbeitszeittabelle entsprechend angepasst werden.

Nachdem ein Mitarbeiter in den bezahlten Jahresurlaub gegangen ist, muss der für die Führung der Aufzeichnungen verantwortliche Mitarbeiter jeden Tag den Code OT oder 09 in die Arbeitszeittabelle eintragen.

Mitarbeiter bestimmter Kategorien haben das Recht, nicht nur 28 Tage Jahresurlaub, sondern auch zusätzliche bezahlte Zeit zu nehmen. Diese Art von Urlaub kann man gemeinsam machen mit Haupturlaub, teilweise oder einzeln.

Nutzungsrecht zusätzliche Urlaubstage Lassen Sie Spezialisten arbeiten:

• für unregelmäßige Arbeitszeiten (sofern diese Bedingung im Arbeitsvertrag festgelegt ist) - 3 Kalendertage oder mehr;
• unter schädlichen (2, 3, 4 Grad) oder gefährlichen Arbeitsbedingungen - 7 oder mehr Kalendertage;
• unter besonderen Arbeitsbedingungen (die Liste der Arbeitnehmer und die Dauer der zusätzlichen Urlaubszeit werden von der Regierung der Russischen Föderation festgelegt).

Wichtig! Zusätzlicher Urlaub muss gesondert in die Arbeitszeittabelle eingetragen werden, auch wenn die zusätzlichen Tage direkt auf den Haupturlaub folgen. Geben Sie dazu den Code OD oder 10 ein.

Die russische Gesetzgebung erlaubt es Arbeitnehmern, nicht nur jährlichen Grund- und Zusatzurlaub zu nehmen, sondern auch Folgendes zu nutzen:

• unbezahlter Urlaub;
• Bildungsurlaub (bei dem das Durchschnittsgehalt aufrechterhalten wird, der Verdienst nicht einbehalten oder teilweise ausgezahlt wird);
• Mutterschaftsurlaub für Frauen;
• Mutterschaftsurlaub.

Schauen wir uns an, wie jeder dieser Blätter im Stundenzettel erfasst wird.

Basierend auf Art. 128 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation hat jeder Arbeitnehmer das Recht, vom Arbeitgeber die Bereitstellung von Leistungen zu verlangen unbezahlter Urlaub an einem bestimmten Tag/an bestimmten Tagen, um persönliche Probleme zu lösen. Die Rede ist vom sogenannten Urlaub auf eigene Kosten. Der Arbeitgeber entscheidet selbst, ob er dem Arbeitnehmer einen solchen Urlaub gewährt oder nicht. Nimmt ein Mitarbeiter unbezahlten Urlaub, wird im Abrechnungsbericht der Code DO oder 16 eingetragen.

Im selben Artikel (Artikel 128 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation) geht es um die Verpflichtung des Arbeitgebers in einer Reihe von Situationen, auf Antrag des Arbeitnehmers auf eigene Kosten Urlaub zu gewähren. Das Recht auf solche Ruhe ist:

• für erwerbstätige Rentner (nach Alter). Pro Jahr dürfen sie höchstens 14 Kalendertage Urlaub nehmen;
• für Eltern und Ehepartner von Militärangehörigen, Mitarbeiter der Abteilung für innere Angelegenheiten, der Bundesfeuerwehr, des Zolls, Mitarbeiter von Institutionen und Einrichtungen des Strafvollzugs, Personen, die an den Folgen einer Verletzung, Gehirnerschütterung oder Verletzung während der Aufführung gestorben sind oder gestorben sind wegen Wehrpflicht oder infolge einer mit dem Wehrdienst verbundenen Krankheit, - bis zu 14 Kalendertage jährlich;
• für arbeitsunfähige Menschen - 60 Kalendertage jährlich;
• für Arbeitnehmer, deren Kind geboren wird, die Ehe eingetragen wird oder nahe Verwandte sterben – bis zu 5 Kalendertage.

Dieser unbezahlte Urlaub wird im Stundenzettel mit dem Code OZ oder 17 erfasst.

Zusätzlicher Urlaub, während dem der Durchschnittsverdienst aufrechterhalten wird, auf der Grundlage von Art. 173 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation haben Arbeitnehmer, die arbeiten und gleichzeitig eine höhere oder weiterführende Ausbildung erhalten, das Recht auf Nutzung Berufsausbildung Teilzeit oder Teilzeit, also ohne Arbeitsunterbrechung.

Der Vorgesetzte ist verpflichtet, Studienurlaub zu gewähren, damit die Mitarbeiter Folgendes absolvieren können:

• Zwischensitzungen – 20 bis 50 Kalendertage pro Kurs;
• staatliche Abschlusszertifizierung - von 2 bis 4 Monaten.

Grundlage für die Beurlaubung sind Unterlagen der Bildungseinrichtung.

Um Studienurlaub unter Beibehaltung Ihres Gehalts zu erfassen, wird im Stundenzettel der Code U oder 11 eingetragen.

Arbeitnehmer, die Vollzeit studieren, haben das Recht, vom Arbeitgeber unbezahlten Studienurlaub zu verlangen, um Aufnahmetests oder -sitzungen zu bestehen. Der Studienurlaub wird im Arbeitszeitnachweis in Form des Codes UD oder 13 ausgewiesen.

Der Stundenzettel muss ebenfalls erfasst werden Mutterschaftsurlaub.

Frauen haben das Recht, Mutterschaftsurlaub zu nehmen. Grundlage für die Gewährung eines solchen Urlaubs ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Eine Arbeitnehmerin kann 70 oder 84 Tage (bei Mehrlingsschwangerschaften) vor dem voraussichtlichen Geburtstermin oder unmittelbar danach Urlaub nehmen. Insgesamt muss dieser Urlaub jedoch der gesetzlich festgelegten Anzahl von Tagen entsprechen (Artikel 255 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation): von 140 bis 194. Im Arbeitszeitblatt wird der Mutterschaftsurlaub mit dem Buchstaben P oder bezeichnet die Zahl 14. Den gleichen Code erhält der Arbeitnehmer, der ein Kind adoptiert hat und aus diesem Grund Urlaub nimmt.

Nach Ablauf des Mutterschaftsurlaubs hat ein Elternteil oder eine andere Person, die das Kind betreut (Großeltern, Vormund), Anspruch auf Elternurlaub, bis das Kind das dritte Lebensjahr vollendet hat. Während dieser Zeit des Urlaubs behält das Unternehmen die Stelle des Arbeitnehmers und zahlt ihm Leistungen.

Im Formular T-12 oder T-13 wird der Elternurlaub mit dem Code OZH oder 15 angegeben.

So geben Sie die Freizeit auf einem Stundenzettel an

Aufgrund der aktuellen Gesetzgebung sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitstätigkeiten ihrer Mitarbeiter streng zu berücksichtigen. Aus diesem Grund müssen Manager jede Fehlzeit in ihrem Stundenzettel vermerken.

Unternehmen in Russland haben das Recht, eigene Regeln für das Ausfüllen des T-12- oder T-13-Formulars festzulegen und diese in Anweisungen oder Richtlinien festzuhalten. Bevor Sie die Abwesenheit auf dem Stundenzettel vermerken, müssen Sie auch Codes auswählen. Zu den allgemein anerkannten gehören:

• RV, 03 – Arbeitszeit der Arbeitnehmer an Wochenenden und Feiertagen.
• OV, 27 – bezahlte Freistellung.
• NV, 28 – unbezahlter Urlaub.

Ein Arbeitnehmer kann nur mit seiner Zustimmung zur Arbeit an einem arbeitsfreien Tag eingestellt werden. In diesem Fall wird eine Sonderanordnung mit folgenden Abschnitten erlassen:

• Name der Firma.
• Datum der Aufnahme, Nummer und Stadt, in der sich die Einrichtung befindet.
• Der Name des Dokuments (z. B. „Bei Einstellung zur Arbeit an einem freien Tag“).
• Begründung der Bestellung.
• Anweisungen zur Gewinnung bestimmter Arbeitskräfte und zur Zahlung des doppelten Satzes für 1 Tag über dem festgelegten Gehalt.
• Position, vollständiger Name und Unterschrift des Mitarbeiters, der die Bestellung angenommen hat.
• Vollständiger Name und Unterschriften der mit der Bestellung vertrauten Mitarbeiter.

Wichtig! Unter Berücksichtigung der Angaben in der Bestellung spiegelt der Stundenzettel die von den Mitarbeitern an einem arbeitsfreien Tag geleistete Arbeitszeit wider.

Wenn das Unternehmen ein individuelles Formular verwendet, basierend auf Nr. 402-FZ vom 6. Dezember 2011, wird der Urlaub in Form eines allgemein anerkannten oder kundenspezifischen Codes in das Zeugnis eingetragen.

Besonderheiten der Arbeit und Bezahlung an arbeitsfreien Tagen spiegeln sich im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation wider. Wenn der Stundenzettel korrekt ausgefüllt ist, wird es keine Schwierigkeiten geben, das Personal für die geleistete Arbeitszeit zu bezahlen.

Mitarbeiter eines Unternehmens sind aus verschiedenen Gründen von Zeit zu Zeit gezwungen, am Wochenende zu arbeiten – zum Beispiel, weil sie sich dringend auf eine Inspektion vorbereiten oder gelieferte Waren versenden müssen.

Ein Arbeitnehmer hat das Recht, nach eigenem Ermessen zu bestimmen, welche Zahlungsart für die Arbeit am Wochenende oder an Feiertagen für ihn vorzuziehen ist. Er hat das Recht, eine Zahlung in doppelter Höhe zu verlangen oder dem berechneten Betrag in einheitlicher Höhe zuzustimmen, gleichzeitig aber einen Ruhetag zu verlangen. Unter keinen Umständen kann der Arbeitgeber Einfluss auf die Entscheidung des Arbeitnehmers nehmen.

Gleichzeitig können Arbeitnehmer, die mit dem Unternehmen einen befristeten Arbeitsvertrag für die Dauer von mindestens 2 Monaten haben, solche Ansprüche nicht geltend machen. Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation besagt, dass sie für Arbeit an Wochenenden und Feiertagen nur das Doppelte erhalten können.

Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation kann Personal nur in Notsituationen für Wochenendarbeit eingestellt werden. Angenommen, Sie müssen dringend Aufgaben erledigen, die sich auf die zukünftige Arbeit des Unternehmens auswirken. Wenn ein Manager die Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation nicht einhält, verstößt er gegen das Gesetz. Dadurch drohen ihm ernsthafte Probleme bei der Kontrolle von Kontrollstellen.

Nachfolgend finden Sie einen Stundenzettel – ein Beispiel für das Ausfüllen der Freizeit.

Nummer Von in Ordnung

Zeitkarte Nummer

Gesamt hat geklappt zum ersten Mal Hälfte Monate

Ivanova E. V.

So füllen Sie einen Stundenzettel aus, wenn ein Mitarbeiter krankgeschrieben ist

Sehr oft stellt sich in Organisationen die Frage nach der korrekten Darstellung des Krankenstandes im Buchhaltungsbericht. Um den Krankenstand im Stundenzettel korrekt auszufüllen, müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Mit welcher Methode wird die Anwesenheit bzw. Abwesenheit vom Arbeitsplatz erfasst (vollständige Erfassung oder nur Erfassung von Abweichungen);
• So geben Sie den Krankenstand im Zeugnis an (Buchstabencode „B“, digitaler Code „19“ – für Spalte 15 des Formulars Nr. T-12).

Schauen wir uns an, wie Krankheitstage in eine Arbeitszeittabelle eingetragen werden kontinuierliche Registrierungsmethode. An Krankheitstagen des Arbeitnehmers, bestätigt durch eine Bescheinigung einer medizinischen Einrichtung, müssen Sie beispielsweise in der oberen Hälfte der Zeile den Buchstabencode „B“ und die Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden „0“ eintragen. Als nächstes müssen Sie die Anzahl der geleisteten Tage und Stunden zusammenfassen.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Angabe von Krankmeldungen in einem Zeugnis bei Verwendung der kontinuierlichen Registrierungsmethode:

Nummer in Ordnung

Nachname, Initialen, Position (Fachgebiet, Beruf)

Personalnummer

Hinweise zur An- und Abwesenheit vom Arbeitsplatz pro Tag im Monat

Gearbeitet für

die Hälfte des Monats (I, II)

Monat

Wenn ein Mitarbeiter im Rahmen der Abweichungserfassung krankgeschrieben ist, wird im Zeugnis vermerkt:

• Buchstabencode „B“ an Tagen, die durch eine Bescheinigung einer medizinischen Einrichtung bestätigt werden;
• Buchstabencode „B“ am Wochenende.

So wird der Krankenstand im Zeugnis anhand der Methode der Abweichungserfassung berücksichtigt:

Nummer in Ordnung

Nachname, Initialen, Position (Fachgebiet, Beruf)

Personalnummer

Hinweise zur An- und Abwesenheit vom Arbeitsplatz pro Tag im Monat

Gearbeitet für

die Hälfte des Monats (I, II)

Monat

Dubova Anastasia Khristoforovna, Logistikmanagerin

Sie verwenden auch digitale Codes. In diesem Fall steht der Krankenstand im Zeugnis Spalte 15 des Formulars Nr. T-12 wie folgt bezeichnet:

Menge Abwesenheiten, Tage (Stunden)	Davon aus Gründen
		Anzahl Tage (Stunden)

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Eintragung des Krankenstands in das Dokument:

Schritt 1. Zunächst wählen Sie den Bezeichnungscode des Unternehmens aus. Überprüfen Sie den Krankenstandscode im Zeugnis („B“ oder „19“ für Spalte 15 des Formulars Nr. T-12 oder eine andere in Ihrer Organisation akzeptierte Markierung). Merken Sie sich diese Codes zur Vereinfachung oder speichern Sie sie in Ihrer Symboltabelle.

Schritt 3. Anschließend berechnen Sie die Gesamtzahl der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitstage und -stunden. In diesem Fall sind Krankheitstage und Wochenenden von der Berechnung auszuschließen (sofern keine anderen Abweichungen vorliegen).

Krankheitsurlaub im Zeugnis während des Urlaubs wird es wie folgt widergespiegelt:

Schritt 1. Es ist notwendig, den Urlaub vor dem in der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung angegebenen Datum des Krankheitseintritts des Arbeitnehmers zu vermerken. Verwenden Sie dazu die Buchstabenbezeichnung „OT“ (Zahlencode „09“ – für Spalte 15 des Formulars Nr. T-12). Während der Feiertage werden Wochenenden nicht gefeiert. Zur Berechnung des Urlaubs werden Kalendertage und keine Arbeitstage verwendet (Artikel 115 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Schritt 2. Die Tage, an denen der Arbeitnehmer arbeitsunfähig war, sind mit dem Buchstabencode „B“ gekennzeichnet.

Schritt 4. Sie müssen Ihren Urlaub verlängern: Tragen Sie nach dem letzten Urlaubstag den Code „FROM“ in die Arbeitszeittabelle ein. Darunter versteht man die Anzahl der aufeinanderfolgenden Krankheitstage. In diesem Fall müssen bestimmte Nuancen berücksichtigt werden. Gemäß Art. 124 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation wird der bezahlte Jahresurlaub bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers entweder verlängert oder auf einen anderen vom Arbeitgeber festgelegten Zeitpunkt unter Berücksichtigung der Wünsche des Arbeitnehmers verschoben.

Da das Recht der Russischen Föderation es erlaubt, den Urlaub unter Berücksichtigung der Wünsche des Arbeitnehmers entweder zu verlängern oder auf einen anderen Zeitraum zu verschieben, kann er aufgrund von Krankheit nicht automatisch verlängert werden. Der Arbeitgeber muss verstehen, was der Arbeitnehmer will. In diesem Fall ist der Arbeitnehmer verpflichtet, seinen Wunsch hinsichtlich der Verlängerung oder Verschiebung des Urlaubs durch Einreichung eines entsprechenden Antrags zu äußern.

Fragen, die Personalverantwortliche bei der Erstellung von Arbeitszeitnachweisen häufig haben

Nicht in allen Fällen hält sich die Unternehmensleitung strikt an die Regeln, nach denen die Formulare T-12 und T-13 ausgefüllt, aufbewahrt und verwendet werden. Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen, die HR-Spezialisten bei der Erstellung einer Arbeitszeittabelle haben. Anhand dieser Informationen werden Sie weniger Fehler machen.

1. Wie lange ist ein ausgefüllter Stundenzettel haltbar?

Kunst. 586 „Liste der Standardverwaltungsarchivdokumente, die im Rahmen der Aktivität erstellt wurden.“ Regierungsbehörden, Organe Kommunalverwaltung und Organisationen unter Angabe der Aufbewahrungsfristen“, besagt, dass die Haltbarkeitsdauer des Zeugnisses nicht weniger als 5 Jahre betragen darf. Wenn das Arbeitszeitblatt zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern in der Schwer- und Gefahrenindustrie verwendet wurde, beträgt die Haltbarkeitsdauer 75 Jahre.

1. Welche Phasen der Arbeitszeittabellenbewegung müssen bei der Erstellung lokaler Dokumente berücksichtigt werden, die die Regeln für ihre Entwicklung und Bewegung regeln?

Das Abrechnungsblatt durchläuft mehrere Phasen, nämlich:

• zunächst wird es formalisiert;
• Überprüfen Sie dann die Richtigkeit der Zusammensetzung.
• wenn alles stimmt, übergeben sie es zur Unterschrift;
• Bereitstellung von Buchhaltungsdienstleistungen;
• zur späteren Aufbewahrung unter Beachtung der im Unternehmen anerkannten Normen (an die Personalabteilung, an das Archiv etc.) übergeben.

Stellen Sie bei der Erstellung eines Dokumentenflussplans sicher, dass alle Buchhaltungsunterlagen, einschließlich des Stundenzettels, darin enthalten sind, und nehmen Sie eine kleine Anpassung an den Besonderheiten des Formulars vor (Dauer der Vorbereitung, mögliche Verzögerungen bei der Bereitstellung von Dokumenten durch Mitarbeiter, die ihre Dokumente bestätigen). Abwesenheit vom Arbeitsplatz sowie die Zeit zur Anpassung des Stundenzettels).

1. Wer außer dem Zeitnehmer darf Zeitnachweise führen?

Laut Gesetz haben nicht nur Zeitnehmer das Recht, Stundenzettel auszufüllen (außerdem verfügt nicht jede Organisation über eine solche Fachkraft), sondern auch andere befugte Personen. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung, ein Personalvermittler oder der Leiter einer Strukturabteilung können einen Stundenzettel führen. Es hängt alles vom Arbeitszeiterfassungssystem des Unternehmens ab. Dieser Punkt muss fixiert werden Stellenbeschreibung und der Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers, der den Stundenzettel ausfüllt.

1. Wie fülle ich einen Stundenzettel aus, wenn ein Spezialist remote arbeitet?

Auch wenn ein Arbeitnehmer seine Aufgaben aus der Ferne wahrnimmt, verpflichtet das Gesetz den Arbeitgeber dennoch, seine Arbeitszeit zu berücksichtigen (Artikel 91 Teil 4 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Wie bereits erwähnt, können Sie die Arbeitszeit in einer Arbeitszeittabelle sowohl mit der Methode der vollständigen Erfassung von Erscheinen und Abwesenheiten von der Arbeit als auch mit der Methode, nur Abweichungen wie Abwesenheiten, Verspätungen, Überstunden usw. zu erfassen, erfassen, um die Zeit zu berücksichtigen Wird von einem Spezialisten aus der Ferne bearbeitet, die Verwendung ist mit jeder Methode möglich.

Wenn das Unternehmen Mitarbeiter hat, die aus der Ferne arbeiten, können die Regeln für die Erfassung ihrer Arbeitszeit in einem lokalen Gesetz festgelegt werden (Artikel 8 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Beachten Sie, dass bei Remote-Arbeit in der Regel die Abweichungsmethode verwendet wird, da der Zeitnehmer keine Informationen über das Erscheinungsbild des Mitarbeiters bei der Arbeit hat. Liegen keine Überstunden oder Abwesenheiten vor, enthält der Stundenzettel nur die endgültigen Daten zu den Arbeitsergebnissen des Mitarbeiters für die 1. und 2. Monatshälfte. Wenn die Varianzmethode verwendet wird, werden Arbeitstage nicht in der Arbeitszeittabelle berücksichtigt. Wenn die Zelle im Stundenzettel nicht ausgefüllt ist, bedeutet dies, dass dieser Tag ein Arbeitstag war.

Wenn jedoch beim Ausfüllen eines Stundenzettels für einen Remote-Mitarbeiter die Abweichungsmethode verwendet wird, können technische Schwierigkeiten bei der Eingabe von Informationen in das 1C-Programm usw. auftreten. In diesem Fall ist es besser, die Methode der kontinuierlichen Registrierung von Auftritten und zu verwenden Abwesenheiten.

• Zuschlag für Arbeit: Was Sie Ihren Mitarbeitern über das hinaus, was sie eigentlich zahlen müssen, bezahlen müssen

Bei der Erstellung von Arbeitszeitnachweisen werden häufig Fehler gemacht

Auf den ersten Blick ist das Ausfüllen eines einfachen T-12-Formulars oder eines gleichwertigen Formulars einfach. Allerdings machen Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten im Auge behalten, die gleichen Fehler. Sie geben beispielsweise Informationen über einen Mitarbeiter ein, ohne dessen Position oder Personalnummer anzugeben.

Wichtig! Die Ergebnisse der Prüfung der Buchhaltungsunterlagen mehrerer Organisationen zeigen, dass sich die Verantwortlichen für die Führung der Arbeitszeitnachweise häufig nicht an die Regel halten, den Arbeitstag vor einem Feiertag um 1 Stunde zu verkürzen. Tatsächlich arbeiten die Mitarbeiter 7 gesetzliche Stunden. Die Dokumente geben eine Norm von 8 Stunden an.

Es gibt noch einen weiteren typischen Fehler, den Unternehmen vor allem aus Unaufmerksamkeit machen: die Erfassung eines Feiertags als Arbeitstag. Darüber hinaus können Schwierigkeiten bei der Eingabe von Informationen über die von der Fachkraft geleistete Arbeitszeit auftreten. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Stundenzettel alle Stunden enthalten muss, die der interne Teilzeitmitarbeiter in jeder seiner Positionen geleistet hat.

Wenn Sie bei der Überprüfung der Richtigkeit des Stundenzettels einen Fehler feststellen, befolgen Sie die Bestimmungen von Absatz 8 der Kunst. 9 des Bundesgesetzes vom 6. November 2011 Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“. Falsche Angaben müssen sorgfältig durchgestrichen werden. Über den durchgestrichenen Symbolen müssen Sie die korrekten Informationen eingeben und das Datum angeben, an dem die Korrekturen vorgenommen wurden. Anschließend muss der Mitarbeiter, der den Stundenzettel korrigiert hat, diesen unterschreiben (auch die Unterschrift muss entziffert und die Position angegeben werden).

Der Praktiker erzählt

3 Probleme mit der klassischen Mitarbeiterarbeitszeitüberwachung

Peter Lebedew,

Direktor für Wirtschaft und Finanzen bei ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerzhinsk

Mitarbeiter der Produktionsabteilungen erfassten täglich ihre Arbeitszeiten: Sie gaben auf ihrem Stundennachweis an, wie viel Zeit (in Stunden) sie für bestimmte Projekte, Studien, Geschäftsreisen usw. aufgewendet hatten. Am Ende des Monats wurden die Stundenzettel an den direkten Vorgesetzten übergeben, der die Dokumente wiederum an die Buchhaltung weiterleitete, deren Mitarbeiter Informationen in das System eingab, zusammenfassende Berichte über Projekte erstellte und diese an die Führungskräfte übermittelte.

Beim Sammeln von Informationen sind wir auf drei Hauptprobleme gestoßen:

1. Es hat sehr lange gedauert, statistische Daten zu sammeln. Es war möglich, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter zu ermitteln Best-Case-Szenario eine Woche nach Ende des Berichtsmonats. Auch die Prüfung und Genehmigung der Stundenzettel nahm viel Zeit in Anspruch.
2. Auch die Beschaffung von Zwischenberichten bereitete Schwierigkeiten. Wir konnten statistische Daten nicht öfter als einmal im Monat erheben. Und wenn wir wöchentliche Berichte führen würden, würde sich die Anzahl der Stundenzettel in Papierform vervierfachen. Darüber hinaus benötigt die Analyse Informationen über jeden Mitarbeiter. Doch nicht alle Mitarbeiter können außerhalb des üblichen Zeitplans Arbeitszeitnachweise ausfüllen, da einige krankgeschrieben sind und andere auf Geschäftsreise sind.
3. Das Ausfüllen der Arbeitszeitnachweise erfolgte häufig mit Fehlern. Beispielsweise gaben Mitarbeiter die falsche Vertragsnummer oder Art der Arbeit an oder berücksichtigten die Arbeitszeit überhaupt nicht und füllten am Ende des Monats den Stundenzettel in zufälliger Reihenfolge aus.

Hat uns geholfen, diese Probleme zu lösen automatisiertes System Kontrolle der Arbeitszeiten.

Ein Stundenzettel ist das Hauptdokument, das Informationen über die Anzahl der An- und Abwesenheiten zur Arbeit jedes Mitarbeiters des Unternehmens enthält. Es wird an die Buchhaltung weitergeleitet. Und basierend auf den Daten werden die Löhne berechnet und berechnet.

Das Gesetz sieht zwei einheitliche Meldeformulare vor: T-12 – zum manuellen Ausfüllen; T-13 – zur automatischen Kontrolle der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit (über ein Drehkreuz).

Die Dateneingabe erfolgt werktäglich. Am Ende des Monats wird die Summe der An- und Abwesenheiten jedes Mitarbeiters berechnet. Die Berichterstellung kann vereinfacht werden, indem das Ausfüllen einiger Zellen mithilfe von Excel automatisiert wird. Mal sehen, wie.

Eingabedaten mit Excel-Funktionen ausfüllen

Die Formulare T-12 und T-13 haben nahezu die gleiche Detailzusammensetzung.

Laden Sie den Stundenzettel herunter:

Tragen Sie in der Kopfzeile auf Seite 2 des Formulars (am Beispiel von T-13) den Namen der Organisation und der Struktureinheit ein. Genau wie in den Gründungsdokumenten.

Wir geben die Belegnummer manuell ein. Stellen Sie in der Spalte „Erstellungsdatum“ die Funktion HEUTE ein. Wählen Sie dazu eine Zelle aus. Suchen Sie in der Liste der Funktionen nach der gewünschten Funktion und klicken Sie zweimal auf OK.

In der Spalte „Berichtszeitraum“ geben wir den ersten und an letzte Nummer Berichtsmonat.

Wir belegen ein Feld außerhalb der Arbeitszeittabelle. Hier werden wir arbeiten. Dies ist das Feld OPERATOR. Lassen Sie uns zunächst unseren eigenen Kalender für den Berichtsmonat erstellen.

Rotes Feld – Daten. Auf der grünen Wiese legt er solche ab, wenn der Tag ein freier Tag ist. In Zelle T2 geben wir eins ein, wenn die Arbeitszeittabelle für einen ganzen Monat erstellt wird.

Lassen Sie uns nun ermitteln, wie viele Arbeitstage ein Monat hat. Wir tun dies im operativen Bereich. Fügen Sie die Formel =COUNTIF(D3:R4;"") in die gewünschte Zelle ein. Die ZÄHLENWENN-Funktion zählt die Anzahl der nicht leeren Zellen im in Klammern angegebenen Bereich.

Wir geben manuell die Seriennummer, den vollständigen Namen und die Fachrichtung der Mitarbeiter der Organisation ein. Plus eine Personalnummer. Wir entnehmen Informationen den persönlichen Karten der Mitarbeiter.



Armithilfe von Formeln

Das erste Blatt des Formulars enthält Symbole zur Erfassung der Arbeitszeit, digital und alphabetisch. Der Sinn der Automatisierung mit Excel besteht darin, dass bei der Eingabe einer Bezeichnung die Anzahl der Stunden angezeigt wird.

Nehmen wir zum Beispiel die folgenden Optionen:

• B – freier Tag;
• I – Anwesenheit (Arbeitstag);
• OT – Urlaub;
• K – Geschäftsreise;
• B – Krankheitsurlaub.

Lassen Sie uns zunächst die Funktion „Auswählen“ verwenden. Damit können Sie den gewünschten Wert in der Zelle festlegen. Zu diesem Zeitpunkt benötigen wir den Kalender, der im Operatorfeld erstellt wurde. Fällt ein Tag auf einen freien Tag, erscheint „B“ auf der Arbeitszeittabelle. Arbeiter – „Ich“. Beispiel: =CHOICE(D$3+1,"I","B"). Es reicht aus, die Formel in eine Zelle einzugeben. Dann „haken“ Sie es in der unteren rechten Ecke ein und verschieben Sie es entlang der gesamten Linie. Es stellt sich so heraus:

Jetzt werden wir dafür sorgen, dass die Leute an Wahlbeteiligungstagen „Achter“ haben. Lassen Sie uns die Funktion „Wenn“ verwenden. Wählen Sie die erste Zelle in der Zeile unter der Legende aus. „Funktion einfügen“ – „Wenn“. Funktionsargumente: logischer Ausdruck – Adresse der Zelle, die konvertiert wird (Zelle oben) = „B“. „Wenn wahr“ – „“ oder „0“. Wenn dieser Tag wirklich ein freier Tag ist – 0 Arbeitsstunden. „Wenn falsch“ – 8 (ohne Anführungszeichen). Beispiel: =IF(AW24="B";"";8). „Fangen“ Sie die untere rechte Ecke der Zelle mit der Formel ein und multiplizieren Sie sie in der gesamten Zeile. Es stellt sich so heraus:

In der zweiten Monatshälfte müssen Sie die gleiche Arbeit erledigen. Es reicht aus, die Formeln zu kopieren und die Zellen zu ändern, auf die sie sich beziehen. Ergebnis:

Fassen wir nun zusammen: Zählen wir die Anzahl der Auftritte jedes Mitarbeiters. Die „ZÄHLENWENN“-Formel hilft. Der zu analysierende Bereich ist die gesamte Serie, für die wir das Ergebnis erhalten möchten. Das Kriterium ist das Vorhandensein des Buchstabens „I“ (Aussehen) oder „K“ (Geschäftsreise) in den Zellen. Beispiel: . Als Ergebnis erhalten wir die Anzahl der Arbeitstage für einen bestimmten Mitarbeiter.

Berechnen wir die Anzahl der Arbeitsstunden. Es gibt zwei Möglichkeiten. Verwendung der Funktion „Summe“ – einfach, aber nicht effektiv genug. Komplizierter, aber zuverlässiger – mit der Funktion „ZÄHLENWENN“. Beispielformel: . Wobei AW25:DA25 der Bereich ist, die erste und letzte Zelle der Zeile mit der Anzahl der Stunden. Das Kriterium für den Arbeitstag („I“) ist „=8“. Für eine Geschäftsreise – „=K“ (in unserem Beispiel werden 10 Stunden bezahlt). Das Ergebnis nach Einführung der Formel.