No diário de pedidos nº 6, são mantidas tanto a contabilidade sintética das transações para liquidações com fornecedores e empreiteiros quanto a contabilidade analítica para cada documento de liquidação. Ao mesmo tempo, para manter a contabilidade analítica, os saldos credor e devedor das liquidações da conta 60 são transferidos para o início do mês da ordem de lançamento anterior.
Além dos lançamentos a crédito da conta 60, o diário de pedidos também reflete o giro de débito para liquidações, ou seja, valores de pagamentos a fornecedores e empreiteiros ou valores baixados.
Pedido de diário 6: preenchimento de amostra
Uma organização pode desenvolver o formulário para o pedido de diário nº 6 de forma independente, usando, por exemplo, .
Durante o processamento de dados por computador, os diários de pedidos são gerados automaticamente com base nas transações comerciais inseridas no programa de contabilidade da conta 60.
Para o preenchimento do pedido de diário nº 6, apresentaremos os dados condicionais da conta 60 referentes a outubro de 2016, levando em consideração o fato de que:
- em 01/10/2016, na conta 116 de 05/09/2016, há uma dívida não paga de mercadorias fornecidas pela Quartz LLC no valor de 65.000,00 rublos (incluindo IVA 18%)
ZhO é responsável pela contabilidade pela sistematização da documentação primária. Usando um sistema de contabilidade por ordem de diário, as transações comerciais que cada organização realiza mensalmente são registradas.
Os ZhO são preenchidos em formulários unificados (código OKUD nº 0504071), aprovados pelo Ministério das Finanças através dos Despachos nº 123n de 23 de setembro de 2005 e nº 25n de 10 de fevereiro de 2006. No entanto, se necessário, uma instituição pode utilizar formulários JO desenvolvidos de forma independente, tendo-os previamente aprovado por despacho e fixados nas suas políticas contabilísticas.
Cada forma de liquidação é utilizada para refletir uma ou outra operação de empréstimo, então todas as transações realizadas são combinadas em um único cadastro de contas sintéticas, destacando os totais de cada conta individual.
As liquidações de crédito consistem em duas seções:
- principal - para registros de TC;
- adicional (declaração) - para manutenção de registros analíticos.
O volume de negócios da DT é registado em OC especiais juntamente com as contas CT correspondentes, o que garante a implementação do princípio das partidas dobradas na contabilidade. Os saldos no início e no final do período do JO para cada conta são transferidos para o razão geral da organização.
Cada instituição tem o direito de escolher o tipo de forma com que será realizada a contabilidade:
- pedido de diário;
- ordem memorial.
No entanto, a utilização do formulário de pedido de diário simplifica o trabalho da contabilidade, uma vez que tem como princípio fundamental a sistematização dos dados contabilísticos e a automatização da preparação dos relatórios periódicos e finais.
Ordem de diário 1 e extrato 1
A ordem de diário nº 1 e o extrato correspondente são preenchidos pela instituição na conta 50 “Dinheiro” de acordo com as ordens de dinheiro recebidas e enviadas. O saldo da conta CT reflete todos os pagamentos efetuados no caixa, na conta DT - os fundos que foram recebidos. A linha total mostra os valores pelos quais os fundos foram pagos. O JO 1 deve refletir os saldos de caixa em datas específicas. Estes saldos devem necessariamente coincidir com o saldo final do dia indicado no relatório do caixa. A linha final do JO deve ser semelhante ao giro da conta CT 50 do razão geral para o período selecionado.
A declaração para ZhO nº 1 é preenchida de maneira semelhante. O volume de negócios final deve necessariamente coincidir com os indicadores da caixa registadora. No final do mês de referência, o contador precisa conciliar o saldo final com o JO nº 1, o extrato nº 1 e os indicadores do livro caixa da instituição.
Pedido do diário 1: baixe o formulário em Word
Pedido de diário 1: preenchimento de amostra
Ordem do diário 2: formulário
ZhO 2 reflete todas as transações registradas na conta CT 51. Todas as informações são indicadas com base em extratos e anexos de extratos bancários, incluindo ordens de pagamento. O verso do ZHO nº 2 serve para refletir informações sobre os recebimentos da conta DT 51. O algoritmo de preenchimento do ZHO-2 é semelhante ao ZO nº 1.
Mandado de diário 2: formulário de download
Pedido de diário 2: preenchimento de amostra
ZhO nº 3-5
As operações nas contas CT 54-56, registrando custos de capital e contas especiais em bancos (cartas de crédito, talões de cheques, documentos monetários), são constituídas no ZhO nº 3.
Mandado de diário 3: formulário
Pedido de diário 3: preenchimento de amostra
Ordem do diário 4: formulário
Os movimentos de empréstimos e financiamentos de curto e longo prazo (contas 66 e 67) são registados na ordem do diário 4.
Pedido de diário 4: preenchimento de amostra
As compensações de reivindicações mútuas entre devedores e credores são formadas pela ordem do diário 5.
Mandado de diário 6: formulário
Todas as transações de liquidação de bens e serviços fornecidos são registradas no ZhO nº 6. Reflete também o recebimento direto de bens e a prestação de serviços. As liquidações de fornecimento de bens e serviços são registadas na conta 60 “Acordos com fornecedores e empreiteiros”. O ZhO nº 6 é preenchido para cada contraparte e contrato.
Pedido de diário 6: preenchimento de amostra
Mandado de diário 7: formulário de download
O pedido do diário 7 é responsável por sistematizar os dados contábeis para liquidações com responsáveis com base nas transações da conta 71. O diário nº 7 contém informações no contexto de todos os relatórios de adiantamento de funcionários, todos os valores de fundos emitidos para os responsáveis, bem como como saldos transitados para o período selecionado. As linhas do ZhO nº 7 não estão sujeitas a agrupamento ou fusão.
Diário nº 7: preenchimento de amostra
Mandado de diário 8: formulário
ZhO nº 8 é um registro para liquidações contábeis com devedores e credores de acordo com dados analíticos para as seguintes contas especiais:
- 60 “Acordos com fornecedores e empreiteiros”;
- 62 “Contabilização de liquidações com clientes”;
- 68 “Contabilização de cálculos de impostos e taxas”;
- 73 “Acordos com pessoal para outras operações”;
- 75 “Acordos com fundadores”;
- 76 “Acordos com vários devedores e credores.”
O JO nº 8 contém dados generalizados sobre liquidações mútuas com as contrapartes acima mencionadas, indicando os fundos recebidos de tais contrapartes, incluindo pagamentos antecipados.
Pedido de diário 8: preenchimento de amostra
Mandado de diário 10: formulário de download
ZhO nº 10 é utilizado para contabilizar os custos de produção própria. ZhO nº 10 reflete dados resumidos de múltiplas contas para cada operação financeira e econômica da organização. As informações são inseridas no ZhO nº 10 com base em vários registros e demonstrações de relatórios contábeis.
Pedido de diário 10: preenchimento de amostra
Mandado de diário 11: formulário
O ZhO nº 11 destina-se ao registro de dados contábeis sobre embarque e venda de produtos acabados. Registros que servem de base para a formação do ZhO 11 - demonstrativos nº 15,16. Esses relatórios contábeis indicam os preços reais ou contábeis dos estoques, conforme especificado nas políticas contábeis da organização.
Pedido de diário nº 6 (crédito em conta 60).
As liquidações com fornecedores e empreiteiros são uma secção da contabilidade onde, a par da verificação do reflexo das transacções no sistema contabilístico, a avaliação do sistema contabilístico primário não é de pouca importância. Isto se deve principalmente ao fato de que quase todos os documentos que documentam as operações desta seção chegam à organização vindos de fora.
Ao verificar as liquidações com fornecedores e empreiteiros, é necessário conhecer a validade documental das transações realizadas, garantir a autenticidade dos documentos e a regularidade da sua execução.
Ao auditar, o auditor deve prestar atenção ao seguinte:
existem contratos de fornecimento de produtos (execução de obras, serviços) e a regularidade da sua execução;
se houver contas a receber e a pagar, é necessário estabelecer a data de ocorrência e o motivo da constituição;
se existe uma dívida com prazo de prescrição vencido e se estão sendo tomadas medidas para cobrá-la;
justificativa para recebimento de adiantamentos;
se o IVA foi pago sobre o valor dos adiantamentos recebidos para próximas entregas de bens ou execução de obras (serviços) na conta à ordem ou recebidos como pagamento parcial de acordo com documentos de liquidação de bens (obras, serviços) vendidos;
a correcção da manutenção da contabilidade analítica da conta 60, a correcção da elaboração dos lançamentos contabilísticos da conta 60;
conformidade dos registros contábeis analíticos com os registros no pedido de diário nº 8, no razão geral e no balanço (com um formulário de pedido de diário de contabilidade);
correta contabilização dos adiantamentos recebidos em moeda estrangeira;
quando são recebidos bens e materiais para os quais não foram recebidos documentos de pagamento, é necessário verificar se esses valores recebidos estão listados como pagos, mas estão em trânsito ou não foram retirados dos armazéns dos fornecedores e se o valor destes os valores são listados como contas a receber;
se foi realizado inventário dos cálculos (é necessário revisar os resultados e, se necessário, realizar uma contraverificação dos cálculos);
integralidade da capitalização de bens materiais. É necessário comparar os dados sobre sua quantidade e valor de acordo com os documentos de pagamento com os dados dos documentos de seu lançamento (faturas, guias de transporte) e indicadores de contabilidade analítica, relatórios de movimentação de produtos e materiais;
a correção da fixação dos preços dos bens materiais: correspondem aos preços especificados nos contratos de fornecimento;
a regularidade da baixa dos custos do empréstimo para liquidação com devedores e credores pelo custo dos produtos (obras, serviços);
se foram impostas penalidades aos fornecedores por violação de obrigações contratuais;
reflexo correto das transações no pagamento com letras de câmbio;
se foram feitas reclamações a fornecedores e empreiteiros em caso de discrepâncias entre preços e tarifas estipuladas em contratos; não conformidade de qualidade com normas ou especificações técnicas, por defeitos e paradas causadas por fornecedores ou contratados;
a presença de fornecedores estrangeiros fornecendo materiais em moeda estrangeira. É necessário esclarecer como são registadas as diferenças cambiais e como essas diferenças cambiais foram amortizadas, e também saber se os saldos da conta 60 foram recalculados no primeiro dia do trimestre correspondente.
Ao realizar uma auditoria, é necessário determinar se os requisitos dos regulamentos são atendidos ao refletir na contabilidade e na contabilidade fiscal as transações para liquidações contábeis com fornecedores para fornecimento de produtos (bens, obras, serviços), a saber:
Conciliação de dados contábeis analíticos para liquidações com fornecedores e empreiteiros com faturamento e saldos da conta 60 da contabilidade sintética
Ao realizar uma auditoria, é necessário verificar a identidade dos dados contábeis analíticos com o giro e os saldos das contas contábeis sintéticas.
Os dados contábeis analíticos para cálculos devem corresponder ao giro e aos saldos das contas contábeis sintéticas.
A verificação da correcção dos lançamentos efectuados no Razão é efectuada através do cálculo dos valores do volume de negócios e dos saldos de todas as contas 60 da contabilização das liquidações. Os valores das movimentações a débito e a crédito, bem como os saldos devedores e credores devem ser iguais, respectivamente.
Conciliação de dados contábeis para liquidações com fornecedores e empreiteiros com dados de relatórios financeiros
O principal documento legal que estabelece todas as condições necessárias à implementação dos planos comerciais de qualquer organização é um acordo, cuja importância nas atividades financeiras e económicas da organização é enorme. O resultado económico da transação depende em grande parte da competência e clareza no sentido jurídico de um determinado acordo ser elaborado e celebrado.
Durante a auditoria, é necessário verificar a existência dos contratos, a regularidade da sua execução, bem como considerar as características contabilísticas e as consequências fiscais das operações concluídas.
Verificação da confiabilidade (completude e exatidão) dos fatos de capitalização de itens de estoque (bens materiais), aceitação de obras e serviços para contabilidade
Usando este procedimento, obtém-se a confiança de que a organização possui toda a documentação primária para todos os valores recebidos e todos os serviços prestados para o período do relatório. Aconselha-se a realização de amostragem nesta área da seguinte forma: para operações de recebimento de estoques e materiais através de amostra representativa por amostragem aleatória ou sistemática, para operações de aquisição de obras e serviços através de amostra não representativa, dependendo de o objeto dos contratos, seu custo e outros fatores.
Alguns diários são projetados para registrar bens materiais especiais. O Pedido nº 6 tem como objetivo manter registros de recebimento e liberação de itens de baixo valor, bem como de consumo rápido: combustíveis e peças de reposição, matérias-primas e contêineres para produção e outros materiais similares.
Este diário é um formulário de relatório obrigatório. Sua manutenção cuidadosa é necessária em qualquer empreendimento, o responsável é o contador. Os formulários são preenchidos de acordo com o seguinte modelo:
Ao preencher o formulário, são inseridas informações de diversos empreiteiros e fornecedores. Tudo isso deve ser controlado com precisão e confirmado por documentos primários, pois posteriormente, após uma verificação detalhada da integridade dos dados inseridos, as informações devem ser transferidas para o Razão.
Importante! Para armazenamento de longo prazo, o pedido nº 6 deve ser arquivado em uma pasta com outros formulários de diário preenchidos. Ao mesmo tempo, é importante manter uma sequência cuidadosa de documentos e armazená-los separadamente dos suportes primários de informação.
Manutenção de um documento
O diário conforme formulário de pedido nº 6 refere-se a registros combinados. Os documentos básicos para o preenchimento do diário são ordens de recebimento, certificados de aceitação e outros documentos primários de pagamento.
A primeira parte do documento refere-se aos valores em que foram interrompidas as liquidações inacabadas com empreiteiros e fornecedores, sendo considerada a situação no início do mês corrente. A seguir, cada documento primário é descrito de maneira posicional linear. Para descrição é usado:
- Número de conta;
- número de registro;
- nome oficial da organização (ou empresário individual) do fornecedor;
- número do documento de recebimento do armazém;
- o custo dos materiais (mercadorias) recebidos a preços empresariais;
- avaliação dos mesmos materiais de acordo com documentos de liberação dos fornecedores (o IVA é alocado em uma coluna separada).
A última parte do documento é concluída no final do mês. É necessário decifrar o saldo da conta nº 60 e resumir os cálculos, somando as dívidas para referência. Separadamente, são apresentadas as dívidas cujo pagamento já chegou e cujo pagamento já está vencido. Uma linha separada contém informações sobre bens materiais que ainda estão a caminho.
Atenção! Estes últimos incluem também aqueles cujo período normal de movimentação de carga foi prorrogado.
Exemplo de formulário de pedido nº 6:
Um formulário preenchido irá ajudá-lo a deixar dúvidas sobre o acerto de suas ações, que podem ser visualizadas a seguir:
Ou veja a amostra completa:
A ajuda para o preenchimento automático de um diário usando a contabilidade 1C pode ser vista no vídeo.